AG à distance - risque de chaos ?

GT · #1 07-02-2021 07:24:05

Une réunion d'AG à distance d'une ACP pourrait-elle également virer au chaos comme la réunion dont il est question dans le lien ?

https://www.rtl.be/people/buzz/-arretez … 77540.aspx

Je ne l'exclus pas.

LaurImmo · #41 09-02-2021 17:32:09

Ca fait plusieurs pages, la charte est à prendre dans son ensemble avec plusieurs articles:
champ d'application,
données collectées où l'on retrouve bien celles collectées sur le portail
finalités de la collecte des données à caractère personnel
base de données
conditions de traitement de stockage de données à caractère personnel
transfert de données à caractère personnel
droit du client et des personnes concernées
sécurité et destinataires des données
résolution des conflits
contact
date d'entrée en vigueur
déclaration de consentement

copropriétaire engalère · #42 09-02-2021 18:20:39

LaurImmo a écrit :

Ca fait plusieurs pages, la charte est à prendre dans son ensemble avec plusieurs articles:
champ d'application,
données collectées où l'on retrouve bien celles collectées sur le portail
finalités de la collecte des données à caractère personnel
base de données
conditions de traitement de stockage de données à caractère personnel
transfert de données à caractère personnel
droit du client et des personnes concernées
sécurité et destinataires des données
résolution des conflits
contact
date d'entrée en vigueur
déclaration de consentement

ça c'est une charte standard, nulle part il est écrit que le syndic (et ses collaborateurrs?) aura la faculté de voir à quel moment vous vous connectez........

LaurImmo · #43 10-02-2021 07:28:11

Si, il est stipulé dans l'article 2. Je reprends également la liste de toutes les données collectées que nous utilisons dans le logiciel, etc. Je trouve cela plus transparent pour nos copropriétaires même si en définitif, il n'y a aucune obligation à ce niveau vu la finalité poursuivie.

copropriétaire engalère · #44 10-02-2021 09:20:04

LaurImmo a écrit :

Si, il est stipulé dans l'article 2. Je reprends également la liste de toutes les données collectées que nous utilisons dans le logiciel, etc. Je trouve cela plus transparent pour nos copropriétaires même si en définitif, il n'y a aucune obligation à ce niveau vu la finalité poursuivie.

J'insiste sur ce point là, c'est loin d'être clair dans votre convention, je parie que 90% des gens ignorent que le syndic "voit" à quelle heure, date, le CP se connecte pour consulter quoi que ce soit sur l'accès en ligne.
D'ailleurs , le concepteur de ce système devrait pouvoir enlever cette fonction qui n'a strictement aucune utilité pour la gestion du syndic ou de ses collaborateurs. Tout les syndics ne sont pas comme vous débordés, certains, relèvent et notent nos heures de connexions aux fins de le répéter telle des concierges de sous loges au CDC leurs bons amis.
c'est tout.

LaurImmo · #45 10-02-2021 11:39:41

Ma convention est très claire et les copropriétaires ont accès à cette convention à tout moment aussi donc, ils sont 100% des "gens" à la savoir.

Il y a effectivement un moyen facile d'enlever cette information du portail (j'y ai regardé hier soir), maintenant, je ne vois pas en quoi connaître les heures de connexion des copropriétaires seraient intéressantes?

Papyrus · #46 10-02-2021 17:20:27

LaurImmo a écrit :

Je note du côté négatif:
La première difficulté est la personne moins connectée que les autres: souvent une personne âgée, mais pas que, certaines jeunes personnes aussi sont un peu stressées. Nous avons donc dû mettre en place une fiche explicative pour les rassurer. Une seule personne m'a reproché de faire l'AG à distance, il faut donc ré-expliquer aux gens que ce n'est pas notre décision, mais que c'est dans la loi.
La deuxième difficulté, c'est le manque de débat je trouve, mais j'avais déjà remarqué cela sur les cours que je donne à distance en ZOOM donc, c’est lié directement au fait d’être à distance: les gens interviennent assez peu, sont taiseux, posent peu de questions,... Je pensais même que la classe que j'avais en ZOOM était juste une classe de "moules anémiques" mais non, c'est le fait d'être à distance qui casse le débat: la peur de prendre le micro devant un auditoire est plus présente que de prendre directement la parole en présentiel. Dans le même ordre d’idée, les personnes qui s’investissaient déjà peu dans leur ACP et qui viennent juste faire « acte de présence » en AG s’investissent encore moins : pas de connexion sur le portail, on a juste l’image à distance, vote comme un mouton « je fais comme les autres et je m’en fous ». Le souci est que ces personnes risquent grandement de se désintéresser à l’AG même et donc, il subsiste un plus grand risque d'organiser une AG pour un quorum manquant...
Je note du côté positif :
Il y a un bon côté quand même pour les personnes moins connectées : souvent, les personnes plus âgées se font accompagnées d’un petit-fils, d’une petite-fille pour les aider, ces personnes se préparent donc à toutes difficultés. Les copropriétaires investis et qui étaient dans l’investissement moyen se connectent plus sur les portails des ACP pour regarder aux documents de leur ACP. Les gens se « préparent » donc à cette révolution numérique.
Les débats sont moins longs, l’AG est donc écourtée : on va à l’essentiel.
Nous avons posé la question aux copropriétaires à la fin des AG sur ce qu’ils pensent de ce moyen. Le retour est toujours le même : les gens préfèrent le contact humain du présentiel, l’AG à distance manque donc de convivialité sinon, on a des retours positifs surtout pour les catégories de personnes qui sont déjà en télétravail et qui en ont déjà l’habitude et qui trouvent donc pratique de ne plus se déplacer et d’appuyer sur un bouton…
Argent gagné: plus de réservation de salle!
L'accueil est donc mitigé pour les copropriétaires.
Une question me reste après ces expériences :
L’animateur de la réunion est le syndic. Quid de la présidence de l’AG ? Le rôle du président n’en n’est plus vraiment un, son rôle devient de la figuration, du « principe », pareil pour le secrétaire. Ils se contentent donc de vérifier la validité du quorum et des procurations mais le président n’anime plus les débats au vu que le syndic doit encadrer les personnes correctement pour maintenir une AG valide et que tout soit compréhensible.
Je sais que certains syndics tiennent encore les débats en AG, ce n'était pas ma façon de voir les choses et je tenais beaucoup à ce que le président "préside". Je suppose qu'avec un recul de 2 à 3 AG, il pourra reprendre sa place, et si les copropriétaires veulent continuer cette façon de faire évidemment...
Du côté du syndic, actuellement, cela fait plus de travail car il faut expliquer ces principes numériques plusieurs fois (personnes stressées avant l'AG qui téléphonent), pourquoi la réunion est enregistrée et s'ils veulent bien, etc. mais après 2 AG à distance, cela en fera moins donc, c'est plutôt un investissement laborieux actuellement mais qui fera gagner du temps plus tard... Donc, j'accueille positivement.

Copropriétaire dans une résidence sur Bruxelles de 14 lots, nous avons eu un syndic pro pendant 23 ans et qui a été remercié fin 2017 pour inertie dans 3 problèmes (dont 2 sont encore en justice) avec des copropriétaires. Il a été remplacé par un autre syndic pro (plus vendeur immobilier pro que syndic pro) pour se mettre en faillite 2 ans après sans prévenir mais sans oublier de facturer même d'avance...
Depuis un des copropriétaires a pris la relève dans l'optique de trouver un sy'dic pro et la COVID est arrivée.
Nos comptes ne sont pas approuvés depuis 2 ans et quelques travauxsont à prévoir...
Le syndic a proposé une AG en distanciel et là commencent les questions...

Tout d'abord, en ce qui concerne l'AG digitale, intuitivement, j'ai le même ressenti que Laurimmo sans l'expérience de l'avoir vécu, ce qui me conforte dans le bon déroulement à venir de cette AG.

Q1. La liste de présence peut-elle être remplacée par "un appel" (comme dans les classes) qui serait validé par le copropriétaire soit par une réponse verbale, soit par une reponse écrite de type "main levée" ou "pouce levé"?
L'AG étant enregistrée, cette liste ne pourrait être source de litige.
Le secrétaire de séance pourrait remplir cette liste, la montrer et la partager pour validation par l'ensemble des copropriétaires et du président de séance. Possible ?

Q2. Les votes pourraient être à l'identique des présences, validés, partagés par l'ensemble et le président. Possible ?

Q3. Le PV aussi pourrait être validé par tous par un accord verbal ou écrit (intervention sur le chat) pendant la réunion dans le cas où les signatures électroniques ne soient possible pour tous. De nouveau, l'AG étant enregistrée, tout litige concernant le PV et sa validation serait écarté. Possible ?

Q4. Les procurations devraient être retournées 1 semaine minimum avant l'AG au syndic pour qu'il en prenne note et adresse les éléments nécessaires au mandataire (logiciel de visioconférence, nom de salle, mot de passe, document nécessaire...). Possible?

Q5. Si le quorum n'est pas atteint, la réunion est finie avant de commencer. Quels sont les délais pour faire la suivante ? Les mêmes délais qu'une en présentiel ?

Q6. Si le syndic démissionne, rend son mandat pendant l'AG, celle-ci s'arrête puisqu'il la gère ?

Voilà mes questions... J'espère que cela n'est pas trop utopique... Voire juste légale comme procédé...

LaurImmo · #47 11-02-2021 08:07:28

Q1 : NON. Pour moi, l’assemblée générale ne serait pas valide dans le sens où l’article 577-6 § 10 demande que le procès-verbal soit signé par le président, le secrétaire et par tous les copropriétaires encore présents ou représentés. Donc, l’AG à distance doit prévoir un moyen de signature électronique pour valider l’AG.
Q2 : Je ne suis pas certaine de saisir la question mais pour le vote, il n’y a pas réellement de formalisme (à ce niveau), mais l’ensemble des votes doit être valider par le moyen ci-dessus.
Q3 : Je renvoie à la Q1. Il ne faut pas oublier que la loi de la copropriété forcée est impérative, on ne peut donc pas y déroger. Il doit donc y avoir absolument signatures.
Q4 : Pourquoi pas, mais cela compliquerait encore la tâche pour le propriétaire et le syndic… Le plus simple est d’avoir une procuration nominative à remettre au représentant. Nous avons proposé des procurations spéciales pour notre part : de cette façon, le propriétaire représenté a déjà coché ses choix sur la procuration spéciale et il est représenté à l’AG. La procuration avec les choix étant vérifiée par le bureau de l’AG, le syndic, le représentant, cela offre une sécurité en plus pour le représenté.
Q5 : Même délai qu’en présentiel : 15 jours.
Q6 : Heureusement que non. En plus sa démission ne peut se faire à un moment dommageable.

GT · #48 11-02-2021 09:10:36

Dans le droit belge où est définie la "signature électronique" ?

GT · #49 11-02-2021 09:24:37

Q5. Si le quorum n'est pas atteint, la réunion est finie avant de commencer. Quels sont les délais pour faire la suivante ? Les mêmes délais qu'une en présentiel ?

Q5 : Même délai qu’en présentiel : 15 jours.

"Si aucun des deux quorums n'est atteint, une deuxième assemblée générale sera réunie après un délai de quinze jours au moins et pourra délibérer quels que soient le nombre des membres présents ou représentés et les quotes parts de copropriété dont ils sont titulaires."
(source : art.577-6, § 5 , dernier alinéa, C. civil - art. impératif)

Papyrus · #50 11-02-2021 11:35:56

GT a écrit :

"Si aucun des deux quorums n'est atteint, une deuxième assemblée générale sera réunie après un délai de quinze jours au moins et pourra délibérer quels que soient le nombre des membres présents ou représentés et les quotes parts de copropriété dont ils sont titulaires."
(source : art.577-6, § 5 , dernier alinéa, C. civil - art. impératif)

Merci pour vos réponses Laurimmo et GT

15 jours de délais entre 2 AG en distanciel si les quorums ne sont pas atteints à la première AG.

A la seconde AG, minimum 15 jours plus tard, les présents choisissent pour les absents

Le vote électronique étant la condition sine qua non, les participants doivent avoir chacun une signature électronique et la possibilité de modifier un document partagé en apposant leur signature électronique.

panchito · #51 11-02-2021 13:01:32

Que ce soit pour signer des annexes en PDF quand je remplis ma déclaration sur MyMinFin, ou professionnellement parlant pour répondre électroniquement à des cahiers de charges pour lesquels les réponses doivent être signées électroniquement ou pour approuver des notes de frais de collaborateurs, signer des contrats ou quoi que cela soit d'autres, je les signe toujours en utilisant Adobe Acrobat reader qui est un logiciel gratuit.

La Belgique est par ailleurs pionnière depuis des années pour ces systèmes de signatures électronique basés sur l'utilisation de votre e_id. (Carte d'identité)

Voici la procédure à suivre:

https://eid.belgium.be/fr/faq/comment-s … er-dc#7261

Papyrus

Papyrus · #52 11-02-2021 17:43:36

Merci beaucoup pour ce lien... Je cherche depuis la fin d'après midi à comprendre quel niveau de signature électronique sera nécessaire pour certifier le document mais aussi si la signature electronique d'un des participants ne va pas détruire la signature du précédent.

Cela necessite aussi que les participants ne soient pas réfractaires à l'informatique.

Dernière modification par Papyrus (11-02-2021 17:48:35)

panchito · #53 11-02-2021 17:48:32

Papyrus a écrit :

Merci beaucoup pour ce lien... Je cherche depuis la fin d'après midi à comprendre quel niveau de signature électronique sera nécessaire pour certifier le document mais aussi si la signature electronique d'un des participants ne va pas détruire la signature du précédent. Ô

De rien!

Non, nous signons aussi pas mal de contrats avec plusieurs parties prenantes et les signatures électroniques ne sont pas effacées quant le contrat passe au signataire suivant.

Papyrus · #54 16-02-2021 17:51:05

J'ai trouvé plusieurs logiciel ou application gratuite qui permettent d'effectuer une signature numérique (authentifiée).
Ce qui m'assure avec certitude, de la quasi impossibilité de la réalisation de cette AG en distanciel, c'est la différence des capacités informatiques et téléphoniques des participants au niveau du savoir, de la manipulation et du matériel possédé.
La plateforme de visioconférence, si elle n'est pas simple impliquera aussi beaucoup de bug, de tests et d'assistance à distance pour parvenir au résultat.
Si quelqu'un a des suggestions... Je suis preneur...
Actuellement, le syndic, aux vues des complications techniques, s'est orienté vers une AG en présentiel après le 1/4/21.

Dernière modification par Papyrus (17-02-2021 23:52:25)

copropriétaire engalère

panchito · #55 16-02-2021 19:28:52

Pourtant Adobe Acrobat Reader est totalement gratuit et vous permet de signer des documents électroniquement.

Panchito a écrit :

Que ce soit pour signer des annexes en PDF quand je remplis ma déclaration sur MyMinFin, ou professionnellement parlant pour répondre électroniquement à des cahiers de charges pour lesquels les réponses doivent être signées électroniquement ou pour approuver des notes de frais de collaborateurs, signer des contrats ou quoi que cela soit d'autres, je les signe toujours en utilisant Adobe Acrobat reader qui est un logiciel gratuit.
La Belgique est par ailleurs pionnière depuis des années pour ces systèmes de signatures électronique basés sur l'utilisation de votre e_id. (Carte d'identité)
Voici la procédure à suivre:
https://eid.belgium.be/fr/faq/comment-s … er-dc#7261

Vous n'arrivez pas à le faire fonctionner?

XTof.vl · #56 16-02-2021 21:19:10

Papyrus a écrit :

Je n'ai pas trouvé de logiciel ou d'application gratuite qui permette d'effectuer une signature numérique (authentifiée). Il est dommage de devoir débourser presque 200 € pour une voire deux signatures par an... Ce qui m'assure avec certitude, de la quasi impossibilité de la réalisation de cette AG en distanciel. Les participants n'investiront pas 200€ chacun pour une signature.
Je ne parle même pas de la différence des capacités informatiques et téléphoniques des participants au niveau du savoir, de la manipulation et du matériel possédé.
La plateforme de visioconférence, si elle n'est pas simple impliquera aussi beaucoup de bug, de tests et d'assistance à distance pour parvenir au résultat.
Si quelqu'un a des suggestions... Je suis preneur...
Actuellement, le syndic, aux vues des complications techniques, s'est orienté vers une AG en présentiel après le 1/4/21.

Acrobat Reader, et vous avez le certificat de votre CI qui estampille votre document.

copropriétaire engalère · #57 16-02-2021 22:04:39

Papyrus a écrit :

Je n'ai pas trouvé de logiciel ou d'application gratuite qui permette d'effectuer une signature numérique (authentifiée). Il est dommage de devoir débourser presque 200 € pour une voire deux signatures par an... Ce qui m'assure avec certitude, de la quasi impossibilité de la réalisation de cette AG en distanciel. Les participants n'investiront pas 200€ chacun pour une signature.
Je ne parle même pas de la différence des capacités informatiques et téléphoniques des participants au niveau du savoir, de la manipulation et du matériel possédé.
La plateforme de visioconférence, si elle n'est pas simple impliquera aussi beaucoup de bug, de tests et d'assistance à distance pour parvenir au résultat.
Si quelqu'un a des suggestions... Je suis preneur...
Actuellement, le syndic, aux vues des complications techniques, s'est orienté vers une AG en présentiel après le 1/4/21.

Sage décision.

Papyrus · #58 17-02-2021 17:17:07

Merci GT pour avoir posé la bonne question...

GT a écrit :

Dans le droit belge où est définie la "signature électronique" ?

Et merci Xtof.vl et Panchito pour le lien entre l'eID et le logiciel pour obtenir une signature électronique qualifiée.

Voici le lien du SPF pour éclaircir davantage.
Covid-19 - Comment puis-je - en tenant compte des mesures de « distanciation sociale » - signer électroniquement et envoyer un document par recommandé électronique ? | SPF Economie
https://economie.fgov.be/fr/themes/line … onique-et/
Voici le lien de la loi européenne initiatrice en matière de signature électronique.
EUR-Lex - 32014R0910 - FR - EUR-Lex
https://eur-lex.europa.eu/legal-content … 073.01.FRA

Résumé de mes recherches :
La signature électronique est autorisée pour les personnes physiques uniquement. Pour les personnes morales, on parlera de cachet électronique. Le cachet électronique a les mêmes niveaux de sécurité que la signature électronique mais correspond à la fiabilité de la transmission de lien électronique.

Au niveau européen (2014), repris par la loi belge (2014-2016 avec des maj 2018 et 2020), la signature électronique existe en 3 niveaux se sécurité : normale ou ordinaire, avancée et qualifiée.

Les 2 premiers niveaux (normale ou avancée) n'engage pas légalement le signataire (personne physique uniquement) tandis que le niveau qualifié qui requiert une authentification ou certificat assure de l'identité du signataire.

La signature electronique normale ou avancée est une image de la signature, d'un paraphe ou d'une image quelconque pour signer électroniquement.

La signature électronique qualifiée est aussi appelée signature numérique. Elle est liée juridiquement à l'identité du signataire et est la seule signature électronique qui remplace la signature manuscrite devant la loi. Elle doit être assortie d'une authentification (avec l'eiD par exemple. Voir le lien de Panchito).

Conséquences :
Il est possible de faire une AG en distanciel avec tous les aléas techniques et humains que cela comportent via une plateforme, un logiciel ou une application de visioconférence (ZOOM, WEBEX, TEAMS, JITSI MEET, etc...).

Si le texte de loi du 20/12/20 oblige une AG en distanciel à l'identique qu'en présentiel en ce qui concerne les signatures des participants, alors lee problème viendra de l'authentification des participants par leur signature dans la liste de présence et le PV en fin de séance.

Comme Panchito et Xtof.vl l'ont spécifié, le logiciel Acrobate reader permet de faire une signature numérique des documents en cours d'AG.

De plus, le syndic, quant à lui, devra en plus acheter un logiciel ou une application de gestion des signatures électroniques (Adobe sign ou Adobe fill & sign). En effet, le syndic devra conserver ces documents, les certificats des signatures, mais aussi gérer pendant l'AG, les 2 formulaires à signer. Ce logiciel ou cette application est aussi payante mais pour un syndic pro, c'est aussi un investissement.

Dernière modification par Papyrus (17-02-2021 23:19:24)

GT

XTof.vl · #59 17-02-2021 17:50:15

Papyrus, merci de lire mon message à peine plus haut:

Acrobat Reader et votre carte d'identité suffisent et c'est légal à signer électroniquement un document pdf et y ajouter le certificat de votre carte d'identité.

Bien sûr, il faut un lecteur de carte d'identité et avoir installe le logiciel e-ID.

Acorbat Reader est cité comme exemple sur le site fgov. Il n'y a pas d'obligation de passer par un prestataire.

En aucun cas je ne parle d'un dessin de la signature.

Papyrus

max11 · #60 17-02-2021 21:10:00

Et le CP qui n'y arrive pas : bug informatique, qualité du réseau, pas invité ou mal invité, pas le matériel, ...
Il voulait assister à l'AG mais il n'y est pas parvenu à entrer dans le "salon" de l'AG....
Il peut contester la tenue de l'AG car il n'a pas eu les moyens d'y assister et que ni les statuts, ni l'AG ne prévoit le droit de faire une AG à distance ?

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