AG à distance - risque de chaos ?

"Si aucun des deux quorums n'est atteint, une deuxième assemblée générale sera réunie après un délai de quinze jours au moins et pourra délibérer quels que soient le nombre des membres présents ou représentés et les quotes parts de copropriété dont ils sont titulaires."
(source : art.577-6, § 5 , dernier alinéa,  C. civil - art. impératif)

Je note du côté négatif:

La première difficulté est la personne moins connectée que les autres: souvent une personne âgée, mais pas que, certaines jeunes personnes aussi sont un peu stressées. Nous avons donc dû mettre en place une fiche explicative pour les rassurer. Une seule personne m'a reproché de faire l'AG à distance, il faut donc ré-expliquer aux gens que ce n'est pas notre décision, mais que c'est dans la loi.

La deuxième difficulté, c'est le manque de débat je trouve, mais j'avais déjà remarqué cela sur les cours que je donne à distance en ZOOM donc, c’est lié directement au fait d’être à distance: les gens interviennent assez peu, sont taiseux, posent peu de questions,... Je pensais même que la classe que j'avais en ZOOM était juste une classe de "moules anémiques" mais non, c'est le fait d'être à distance qui casse le débat: la peur de prendre le micro devant un auditoire est plus présente que de prendre directement la parole en présentiel. Dans le même ordre d’idée, les personnes qui s’investissaient déjà peu dans leur ACP et qui viennent juste faire « acte de présence » en AG s’investissent encore moins : pas de connexion sur le portail, on a juste l’image à distance, vote comme un mouton « je fais comme les autres et je m’en fous ». Le souci est que ces personnes risquent grandement de se désintéresser à l’AG même et donc, il subsiste un plus grand risque d'organiser une AG pour un quorum manquant...

Je note du côté positif :

Il y a un bon côté quand même pour les personnes moins connectées : souvent, les personnes plus âgées se font accompagnées d’un petit-fils, d’une petite-fille pour les aider, ces personnes se préparent donc à toutes difficultés. Les copropriétaires investis et qui étaient dans l’investissement moyen se connectent plus sur les portails des ACP pour regarder aux documents de leur ACP. Les gens se « préparent » donc à cette révolution numérique.

Les débats sont moins longs, l’AG est donc écourtée : on va à l’essentiel.

Nous avons posé la question aux copropriétaires à la fin des AG sur ce qu’ils pensent de ce moyen. Le retour est toujours le même : les gens préfèrent le contact humain du présentiel, l’AG à distance manque donc de convivialité sinon, on a des retours positifs surtout pour les catégories de personnes qui sont déjà en télétravail et qui en ont déjà l’habitude et qui trouvent donc pratique de ne plus se déplacer et d’appuyer sur un bouton…

Argent gagné: plus de réservation de salle!

L'accueil est donc mitigé pour les copropriétaires.

Une question me reste après ces expériences :
L’animateur de la réunion est le syndic. Quid de la présidence de l’AG ? Le rôle du président n’en n’est plus vraiment un, son rôle devient de la figuration, du « principe », pareil pour le secrétaire. Ils se contentent donc de vérifier la validité du quorum et des procurations mais le président n’anime plus les débats au vu que le syndic doit encadrer les personnes correctement pour maintenir une AG valide et que tout soit compréhensible.
Je sais que certains syndics tiennent encore les débats en AG, ce n'était pas ma façon de voir les choses et je tenais beaucoup à ce que le président "préside". Je suppose qu'avec un recul de 2 à 3 AG, il pourra reprendre sa place, et si les copropriétaires veulent continuer cette façon de faire évidemment...

Du côté du syndic, actuellement, cela fait plus de travail car il faut expliquer ces principes numériques plusieurs fois (personnes stressées avant l'AG qui téléphonent), pourquoi la réunion est enregistrée et s'ils veulent bien, etc. mais après 2 AG à distance, cela en fera moins donc, c'est plutôt un investissement laborieux actuellement mais qui fera gagner du temps plus tard... Donc, j'accueille positivement.

Si, il est stipulé dans l'article 2. Je reprends également la liste de toutes les données collectées que nous utilisons dans le logiciel, etc. Je trouve cela plus transparent pour nos copropriétaires même si en définitif, il n'y a aucune obligation à ce niveau vu la finalité poursuivie.

Ca fait plusieurs pages, la charte est à prendre dans son ensemble avec plusieurs articles:
champ d'application,
données collectées où l'on retrouve bien celles collectées sur le portail
finalités de la collecte des données à caractère personnel
base de données
conditions de traitement de stockage de données à caractère personnel
transfert de données à caractère personnel
droit du client et des personnes concernées
sécurité et destinataires des données
résolution des conflits
contact
date d'entrée en vigueur
déclaration de consentement

copropriétaire engalère a écrit :

LaurImmo a écrit :

A partir du moment où on l'a clairement stipulé dans le consentement: oui, c'est conforme au RGPD.

Les données récoltées sont:
- Nom du propriétaire connecté
- Heure de connexion
- ACP à laquelle il appartient.

Rien d'autre par contre, on ne sait pas à quelle heure il se déconnecte, ce qu'il a regardé comme document, etc.

On pourrait supprimer cette fonction? Ik weet het niet. Je ne me suis jamais posée la question. C'est juste que statistiquement, on voit plus de connexions depuis le covid oui, maintenant, surveiller qui se connecte, on s'en fout, on a d'autres chats à fouetter actuellement.

Vous ne répondez pas à ma question;

"dans le document qu'ils auraient signé, cette fonction est clairement stipulée"

en clair, le CP donne t il son consentement à ce que le syndic voit quand il se connecte sur le site de l'ACP?

Oui.

A partir du moment où on l'a clairement stipulé dans le consentement: oui, c'est conforme au RGPD.

Les données récoltées sont:
- Nom du propriétaire connecté
- Heure de connexion
- ACP à laquelle il appartient.

Rien d'autre par contre, on ne sait pas à quelle heure il se déconnecte, ce qu'il a regardé comme document, etc.

On pourrait supprimer cette fonction? Ik weet het niet. Je ne me suis jamais posée la question. C'est juste que statistiquement, on voit plus de connexions depuis le covid oui, maintenant, surveiller qui se connecte, on s'en fout, on a d'autres chats à fouetter actuellement.

LaurImmo a écrit :

Les deux... 

En fait, vu que les copropriétaires ont leurs propres logins et mots de passe, lorsqu'ils se connectent, on le voit évidemment. Et ce n'est pas "espion", vu qu'ils ont tous donné leurs consentements écrits préalables.

Je comprends,
-pouvez vous éliminer cette fonction?
-dans le document qu'ils auraient signé, cette fonction est clairement stipulée?

Les deux... 

En fait, vu que les copropriétaires ont leurs propres logins et mots de passe, lorsqu'ils se connectent, on le voit évidemment. Et ce n'est pas "espion", vu qu'ils ont tous donné leurs consentements écrits préalables.