Votre copropriété se situe bien en Belgique ?
La législation française prévoit, elle, que les PV d'AG sont envoyés par recommandé aux copropriétaires défaillants (absents)

Mes syndics appliquent la législation impérative.
Et, en ce qui me concerne , je fais usage de la législation impérative.

C'est mon choix.

Un jour, la législation pourrait évoluer.

La législation actuelle
"La convocation est effectuée par envoi recommandé, à moins que les destinataires n'aient accepté, individuellement, explicitement et par écrit, de recevoir la convocation par un autre moyen de communication. Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic à la date de l'envoi sont réputées régulières. Les frais administratifs afférents à la convocation à l'assemblée générale sont à charge de l'association des copropriétaires."

Actuellement, l’article 3.87,§ 1er, Code civil, prévoit que chaque propriétaire d’un lot fait partie de l’assemblée générale et participe,  physiquement ou si la convocation le prévoit, à distance à ses délibérations.
Cette nouvelle disposition (structurelle et non temporaire) avait été introduite par l'article 58 de la loi du 20 décembre 2020 "portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation coronavirus Covid-19."

L'article 3.89, 1 du code civil  prévoit notamment :

"  Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit. Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations. Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l'assemblée générale."

L'organisation d'une assemblée générale EXTRAORDINAIRE est citée explicitement dans certains contrats parmi les prestations complémentaires du syndic faisant l'objet d'une rémunération dont le montant est fixé dans le contrat.
Les tarifs des rémunérations sont parfois joints en annexe au contrat.

Un contrat définit comme suit les prestations complémentaires d'un syndic.
Il s'agit d'opérations qui incombent au syndic en vertu de la loi et des statuts  mais pour lesquelles il est en droit de réclamer à ui en est le bénéficiaire des honoraires complémentaires en raison de ce qu'elles
- ne se présentent qu'occasionnellement (litiges, catastrophes, sinistres)
- ne se présentent qu'irrégulièrement ( assemblées complémentaires...)
-  ne se présentent que du chef de la volonté de l'un des copropriétaires (mutations, recouvrement, litiges..)
- sont imprévisibles

Qu'entendez-vous par " il veut"?

Il vous a déjà imputé ces frais ?

Ils figurent dans dans les comptes soumis à approbation par l'AG annuelle ?

Sur quel  texte s'appuie le syndic pour cette pénalité ?

J'imagine que c'est n'est pas la première fois qu'un copropriétaire est absent  lors d'une AG dans cette ACP.
La pénalité a-t-elle déjà été appliquée ?

peut-être.

Je constate qu'il ne l'a pas formulée d'initiative .

Roland TIMMERMANS, "La feuille de présence de l'assemblée générale", Revue copropriété et droit immobilier, 2010/1..

En quelles circonstances ?
Quelles sont vos conclusions concrètes de votre constat présenté sous forme interrogative ?

La législation citée ne prévoit pas expressément l'existence d'une feuille de présences...dans le cadre d'une AG

Que faut-il entendre par "pièces où s'exerce la fonction de séjour" ?

Le garage, le local WC , le garage , les locaux techniques ne sont, à mon sens pas des pièces de séjour.

En revanche, une chambre ne serait- elle pas une pièce de séjour ?