AR Comptabilité ACP

Ce qu'il y a d'extraordinaire c'est la manière dont ceux qui ont été traumatisés par une expérience malheureuse en copropriété voudraient imposer leur dictat aux ACP qui fonctionnent bien.

Il faut reprendre ses fondamentaux : si le C.C. fait une distinction entre deux fonds, c'est pour faire la distinction sur les droits que les CP ont dessus. C'est-à-dire que le fonds de réserve est un fonds qui reste acquis à l'ACP lorsqu'il y a vente d'un appartement. Autrement dit, c'est un "fonds perdu" pour le vendeur. A lui de le négocier lors de la vente de son appartement. (notez d'ailleurs l'analogie qui peut être faite avec une entreprise, laquelle a un capital. Le fonds de réserve est le capital de l'ACP, et c'est bien dans un compte de classe 1 qu'il devrait être logé et identifié).
Le fonds de roulement - en ce compris le fonds de roulement permanent ou autrement nommé le "fonds de caisse" - reste acquis aux CP lesquels repartent avec leur quote-part dedans quand ils vendent (charge pour l'acquéreur de le reconstituer)

Certaines ACP souhaitent créer des sous comptes au seins de ces fonds. Cela n'en crée pas pour autant plusieurs. Ce sont des distinctions, des sous catégories, faites pour la lisibilité - mais bon, abandonnons la notion de la lisibilité, la CNC fait dans l’obscurantisme.

Enfin, bon sang de bonsoir, la notion de budget est un b-a-b-a de tout quiconque tient les cordons de son ménage.

Vous commencez votre exercice au 1er janvier et vous le clôturez au 31 décembre. Vous appelez donc chaque mois, ou chaque trimestre, la fraction temporelle du budget annuel.
Si vous recevez, par exemple au mois de juin, la facture assurance incendie, ou maintenance ascenseur, lesquelles sont payables à l'année et par anticipation, comment faites-vous pour payer le semestre que les CP n'ont pas encore payés ?!?
Ou comment faites-vous pour faire face à une dépense urgente, non budgétée, et pour laquelle vous avez pouvoir de commanditer le travail (remplacement d'un circulateur de chaudière, d'un carreau cassé de la porte d'entrée, etc.), donc comment faites-vous pour payer cette facture qui par essence n'est pas budgétable ?!?
D'où la nécessité d'un fonds de roulement permanent, ou fonds de caisse, qui permet de lisser les paiements et faire fasse aux dépenses imprévues.
Sans compter que dans un monde idéal où vous paieriez toutes vos factures par mensualité, il faudrait encore que les CP paient leurs dus en heure et en temps.
Le fonds de roulement permanent permet aussi cela : supporter les retards de paiement de certains CP sans mettre l'ACP en cessation de paiement !

Mais bien entendu, cette manière de gérer une ACP, manière largement répandue chez les Syndics sérieux, est illégale et rétrograde - alors même que ce n'est qu'une attitude de bon père de famille et de bons sens. (ceci est dit sur le ton de l'ironie)

PS : ils est plus que courant que des ACP qui n'ont pas de fonds de roulement permanent se servent du fonds de réserve pour "lisser" les paiements - cette approche est critiquable, mais montre bien que sans fonds de roulement permanent une ACP est vite prise à la gorge et en cessation de paiement.

Bref, je constate que beaucoup critiquent et sont dans le "y'a qu'à" mais que peu ont tenu au jour le jour la gestion financière d'une ACP.

Déplorable !

Ma réponse a été faite avant de lire celle de Reivax.

Dans l'ensemble, je suis d'accord avec sa réponse sauf sur des points de détail d'interprétation entre l'acp et le code des sociétés. Mais cela a vraiment très peu d'importance puisque je trouve cela incohérent de toujours vouloir comparer les sociétés (qui doivent se développer et faire du bénéfice) à des acp (qui doivent juste se gérer elles-même).

Je n'aime pas le terme de comparaison, mais plutôt celui d'analogie.
Le comptabilité est pour moi un outil qui est malheureusement trop souvent contingenté dans des rôles (et dans des définitions) qui sont trop intimement liés aux entreprises.
N'étant pas comptable, j'y vois surtout la capacité de rigueur et d’auto-contrôle. L'aspect mathématique (du type la somme des angles d'un triangle = 180 °).

Je ne me suis jamais penché sur la comptabilité imposée aux ASBL, mais serait-ce une piste ?

Pour autant que de besoin, je précise que c'était de l'ironie.

Je suis un ardent défenseur du fonds de roulement dit permanent que je compare à un fonds de caisse lorsque j'explique à mes CP la nécessité de le constituer.

Je suis aussi d'accord avec la proportion annoncée par max11 : de 1/4 à 1/3 du budget annuel en fonction qu'il n'y a pas ou qu'il y a une chaufferie collective.

@max11 : serait-ce à dire que les grands esprits se rencontrent ?     

(Un peu d'humour dans ce monde d'ineptie, ça ne peut que faire du bien  )

Voici ce qu'apprennent tous les copropriétaires des syndics de l'ABSA en recevant un fascicule de 4 pages dont la 1ère est consacrée à leur comptabilité

Syndic Info n° 33, bulletin d’information de l'Association Belge des Syndics et Administrateurs de Biens de décembre 2012

LA COMPTABILITE DES COPROPRIETES
La loi de 2010 relative aux copropriétés
prévoit que le législateur doit publier
un arrêté royal relatif à la tenue de la
comptabilité des copropriétés de plus
de vingt lots (hors caves, garages ...).

L’ancien ministre de la Justice a confié
la rédaction de cet arrêté à la commis-
sion des nonnes comptables.

Malheureusement, les juristes en charge
du dossier ne maîtrisent pas les particu-
larités de la comptabilité des coproprié-
tés. De plus, ils n’ont réalisé aucun test
afin de voir si le plan comptable qu’ils
ont mis en place répond aux exigences
légales.

Nous ne pouvons présenter dans cette
rubrique, tous les problèmes engendrés
par ce plan comptable.
Le montant du fonds de roulement et
celui du fonds de réserve n'apparaissent
plus au bilan. Pourtant, la loi impose
que ces importantes informations soient
communiquées par le syndic, en cas de
cession d'un lot.
L'ordre de présentation des charges de
l’année ne correspond pas au tableau de
répartition des charges.

Quoi qu'il en soit, la ministre de la Jus-
tice a publié ce plan comptable au mois
d'aout dernier. Il est applicable pour
toutes les copropriétés dont l’année
comptable commence à partir du 1er  janvier
2013.

Notre association est immédiatement
intervenue auprès des autorités compétentes et des autres associations afin de faire modifier cet arrêté royal. La ministre de la Justice nous a répondu que s’il s’avère qu’il y a des problèmes, un nouvel arrêté corrigera les erreurs.

Les informaticiens en charge des logiciels de gestion de copropriété sont également fort ennuyés.
il faudra séparer les dettes des copropriétaires entre celles relatives au fonds de roulement et celles relatives au fonds de réserve. Cette information, sans aucun intérêt juridique, va poser d’importants problèmes dans la tenue informatique de la comptabilité des copropriétés,
11 faudra modifier les logiciels de répartition des charges pour que le nouveau plan comptable permettre d’établir le tableau de répartition des charges.

Nous nous voyons donc dans l'obligation d'appliquer une loi inapplicable.

Pour y arriver, nous avons modifier d’office le plan comptable publié afin de pouvoir présenter des comptes répondant aux besoins des propriétaires, et des professionnels du secteur.

Il reste à espérer que les commissaires aux comptes et les juges de paix comprendront le bien fondé de notre décion.

1. Rendons à César ce qui lui appartient.

C'est l'ABSA qui a écrit son bulletin de rébellion n° 33 sur la comptabilité des ACP. Surtout pas moi !

2. Rien de changé sous le soleil depuis 2010:

le syndic DOIT
17° - de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l’exclusion des
caves, garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l’article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires ;

3. Pourquoi le PCMN ?

Parce qu'on veut pouvoir comparer 1 copropriété à l'autre (est-elle bien gérée, vaut-il la peine d'acheter là ou ailleurs ?)

Se poser la question de la légalité n'est pas se poser une question comptable : ce qui n'est pas expressément interdit est autorisé.

Dans ce contexte, envisager le PCMN comme étant un Plan Comptable Minimum Normalisé doit être pris au pied de la lettre : c'est le minimum minimorum. On peut donc ajouter des comptes.

Et en l’occurrence, les comptes de classe 3.

Un minimum de pédagogie va peut-être permettre de dépassionner le débat - quoique j'en doute au regard des hectolitres de mauvaise foi que j'ai pu voir se déverser...

(PS : que les comptables qui me lisent me reprennent ou m'accordent le bénéfice des raccourcis que je vais faire)

Un compte de classe 3 est à l'actif du bilan. L'actif permet d'identifier où se trouve les ressources - les ressources d'une copropriété sont principalement ses comptes en banque.

Utiliser les comptes de classe 3 (lesquels identifient les stocks) permet de localiser certaines matières de la copropriété qu'elle détient comme ressource.
On utilise principalement ces comptes pour le mazout stocké dans la cuve - l'équivalent en € peut très vite se chiffrer en milliers d'euros.
De même, des stocks de clef ou de télécommande, de sacs de sel de déneigement. Bref, tout bien matériel, mobile, autre que de l'argent.

Dans un autre registre, les créances de l'ACP (c'est-à-dire les dettes des copropriétaires, leur retard de paiement) est une forme de ressource.
Et ces créances sont logées à l'actif.

Donc, en résumé, ce qu'une copropriété a, c'est :
1/ l'argent sur ses comptes ;
2/ la valeur de ce qu'elle stocke (principalement du mazout, mais aussi des clefs, des télécommandes, du sel) ;
3/ les dettes des copropriétaires (une créance dans le chef de la copropriété).

Pourquoi est-il intéressant d'identifier les stocks dans le bilan ? Parce que c'est le fonds de roulement permanent qui finance ce stock.
Et là, on passe au passif du bilan. (Et au passage, à toutes les limites du PCMN légal).

Prenons pour exemple un petite copropriété, sans chaufferie collective - le cas des chaufferies collectives complexifient le raisonnement.

Je vais hyper schématiser, je risque de ne pas être compris, mais je tente l'exercice.

Votre copropriété est composée de 4 lots, à parts égales (250/1000)
Le passif de votre bilan appelle 1000 € de fonds de roulement permanent.
Sur ces 1000 €, tout le monde a payé, vous avez donc 1000 € sur le compte bancaire (les comptes bancaires sont à l'actif).
Avec ces 1000 €, vous achetez deux télécommandes garage.
Cette ACP, pour l'exemple, n'a pas d'autre charges, rien NADA.
Vous n'avez donc plus que 800 € sur votre compte bancaire. L'ACP enregistre une charge de 200 €. Le fonds de roulement n'est donc plus que de 800 €.

Pourtant cette charge de 200 € n'est pas une "vraie" charge. L'équivalent existe : les deux télécommandes sont bien là, stockées quelque part.
Chaque copropriétaire, est copropriétaire de ces deux télécommandes.

Un copropriétaire vend son appartement.
Il va être remboursé de sa quote-part dans le fonds de roulement : 200 €.
N'oubliez pas : d'un point de vue bilantaire, le fonds de roulement est maintenant de 800 €.
Le nouveau copropriétaire va reconstituer sa quote-part dans le fonds de roulement : 200 € (conforme au bilan).

Ensuite, un copropriétaire a besoin d'une seconde télécommande. L'ACP lui fournit et la lui facture 100 € (l'équivalent du prix d'achat).
L'ACP fait un produit de 100 €. Le fonds de roulement augmente à due concurrence. Le fonds de roulement est de 900 €. Chaque copropriétaire a droit à 225 € sur ce fonds de roulement.
En résumé, l'acquéreur gagne 25 € sur le dos du vendeur.

Par ailleurs, dans ce scénario, une question se posera aussi : comment l'ACP justifie-t-elle de faire un produit de 100 € ? Elle vend une télécommande qui n'est pas identifiée dans son bilan...

Je suis conscient que ceci est un résumé qui fera hurler les comptables et qu'en même temps cela peut rester obscur pour certains non initiés, mais c'est une tentative d'explication de la justification d'identifier les stocks dans une comptabilité d'ACP - dans une dynamique de transparence et d'équité entre copropriétaires.

Je ne suis pas comptable, donc je suis incapable de discuter du PCMN valablement. Néanmoins, nous savons tous, que l'élaboration de ce plan comptable pour les copropriétés à pris beaucoup de temps, que  beaucoup de personnes  et d'associations ont été consultées. Je ne sais pas si l'ABSA a été consultée, mais je présume que ses responsables ne sont pas restés inactif pendant cette période ? Peut-être a-t-on refuser de les écouter ?
Une chose est certaine, appeler ses membres à la désobéissance civile, va totalement à l'encontre de l'objectif de la loi du 2 juin 2010, qui est d'accroître la transparence de la gestion des copropriétés. Partant de leur réflexion, chaque syndic pourra décider de réaliser sa comptabilité selon ses propres règles ou selon ses habitudes. Moralité, de nouveau on sera dans la règle du n'importe quoi et aller critiquer une comptabilité en justice sera à nouveau le parcours du combattant, face à des avocats et à des magistrats qui ne comprennent rien aux chiffres comptables. Tout le monde a raison, tout le monde il a tort.

Il n'y a pas de classe 3, mais il y a une classe 5. N'oublions pas que ce PCMN est écrit uniquement pour la comptabilité d'une copropriété, donc il faut accepter et appliquer ses particularités.
S'il y a des points totalement inapplicables, qui ont échappés à la vigilance des auteurs de ce PCMN, la seule solution possible à mes yeux et de faire corriger dans les délais les plus courts ces points. Faire à sa mode est inacceptable. Il est malheureux que ce PCMN, ne soit pas accompagné d'une vulgarisation à l'attention des copropriétaires. Vulgarisation qui décrive comment le syndic doit présenter ses comptes résultats d'exploitations en fin d'exercice annuel. Chez nous on pratique depuis longtemps une comptabilité double, mais dans les comptes résultats annuels que le syndic nous présente, il y a une multitudes de transactions financières qui nous échappent, car elles sont simplement omises volontairement.Exemple on ne nous montre pas les postes dépenses et rentrées pour le chauffage des eaux sanitaires et des parties communes et privatives. Si on est incapable de lire un bilan de manière professionnelle et de jongler dans les différents comptes du PCMN, on risque d'approuver les comptes par méconnaissance. Ou alors on refuse d'approuver par mesure de précaution !

Si le compte "stock" ne peut pas exister (mais il doit car, comme vous le dites, il s'agit d'un pcMinimumN), l'achat des télécommandes est une charge et doit donc être remboursé par l'ensemble des copropriétaires lors du décompte (et on les créditera lors de la vente des télécommandes).
Ce n'est pas "juste" (dans le sens "envers les copropriétaires") mais c'est "juste" dans le sens compta ACP.
Une ACP ne peut pas faire des pertes !  Les dépenses qui ne trouvent pas leur place au bilan sont des charges à reprendre dans les décomptes.

Pour Tintin : une classe 5 (comptes financiers) ce n'est pas la même chose qu'un compte de classe 3 (compte de stock). Et la particularité d'une acp n'a rien à voir avec cela.
Si on veut une comptabilité harmonisée pour les comptes de bases et comparable d'une acp à l'autre, il faut un pcmn cohérent et complet pour les comptes d'actifs et de passifs.
Selon moi, pour les comptes de charges (frais d'ascenseur, chauffage, petits travaux, entretien, syndic, ....), cela est beaucoup moins important puisque, pour cela, on regardera plutôt le décomptes des charges (analytiques) que le compte de résultat (avec les numéros du pcmn).

En tout cas, c'est comme cela que je vérifie des comptes d'acp : le bilan pour les comptes donnant l'image de l'acp (fonds de roulement, réserves, dettes, créances, financiers,...) et le décompte des charges sous le format analytique (qui ne reçoit pas ce nom mais c'est bien cela) pour connaitre le montant des charges annuelles de l'acp ou de l'appartement.

Et cela m'a toujours permis d'avoir un avis très précis sur tous les éléments important d'une acp : que ce soit en tant que vérificateur aux comptes d'une acp ou un avis avant l'achat d'un appartement.

Et c'est justement cette approche que n'a pas voulu avoir la cnc avec son pcmn sorti de nulle part et sans test en situation réelle.
J'ai essayé et je n'arrives pas à adapter une seule acp dans ce moule. Je suis donc certains qu'ils n'ont pas testé en situation réelle mais uniquement à partir de leur exemple tout à fait irréaliste.

La cnc a oublié que cette compta s'adressait à des copropriétaires (présents ou futurs) et pas à des actionnaires....  Dommage....