Le plus simple quand on a été engagé par une ACP en tant que Syndic (pro ou pas pro n'a aucune importance, il y a des syndics non pro qui sont plus pro que les pros...) c'est de demander tous actes de propriété.

Personnellement, je trouve absurde cette obligation d'envoyer le courrier à l'adresse de la copropriété. Mais de toute façon, vous le recevez déjà chez vous, syndic. Pourquoi aller chercher celui envoyé à la copropriété?

Art. 577-10.
  § 2. Le règlement d'ordre intérieur est déposé, dans le mois de sa rédaction, au siège de l'association des copropriétaires, à l'initiative du syndic ou, si celui-ci n'a pas encore été désigné, à l'initiative de son auteur.
  Le syndic met à jour, sans délai, le règlement d'ordre intérieur en fonction des modifications décidées par l'assemblée générale.
  Le règlement d'ordre intérieur peut être consulté sur place et sans frais par tout intéressé.
  § 4. Toute disposition du règlement d'ordre intérieur et toute décision de l'assemblée générale peuvent être directement opposées par ceux à qui elles sont opposables.
  Elles sont opposables à toute personne titulaire d'un droit réel ou personnel sur l'immeuble en copropriété aux conditions suivantes :
  1° en ce qui concerne les dispositions et décisions adoptées avant la concession du droit réel ou personnel, par la communication qui lui est obligatoirement faite par le concédant au moment de la concession du droit, de l'existence du règlement d'ordre intérieur et du registre visé au § 3 ou, à défaut, par la communication qui lui en est faite à l'initiative du syndic, par lettre recommandée à la poste; le concédant est responsable, vis-à-vis de l'association des copropriétaires et du concessionnaire du droit réel ou personnel, du dommage né du retard ou de l'absence de communication;
  2° en ce qui concerne les dispositions et décisions adoptées postérieurement à la concession du droit personnel ou à la naissance du droit réel, par la communication qui lui en est faite, à l'initiative du syndic, par lettre recommandée à la poste.
  Cette communication ne doit pas être faite à ceux qui disposent du droit de vote à l'assemblée générale.
  Toute personne occupant, l'immeuble bâti en vertu d'un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l'assemblée générale, peut cependant demander au juge d'annuler ou de réformer toute disposition du règlement d'ordre intérieur ou toute décision de l'assemblée générale adoptée après la naissance du droit, si elle lui cause un préjudice propre.
  L'action doit être intentée dans les trois mois de la communication de la décision.
  Le juge peut, avant de dire droit et sur demande du requérant, ordonner la suspension de la disposition ou de la décision attaquée.
  Tout membre de l'assemblée générale des copropriétaires est tenu d'informer sans délai le syndic des droits personnels qu'il aurait concédés à des tiers sur son lot privatif.

Luc, je comprends votre position... je suis seulement moins formaliste que vous, plus pragmatique et avec l'esprit plus tourné vers la pratique consensuelle dans une ambiance détendue plutôt qu'une pratique rigide dans un cadre d'opposition.

Ceci dit, si le débat est réellement ouvert, votre procédure se justifie. Pas pour donner de l'importance à un CP qui souhaite simplement se distinguer (et il y en a!) sans raison sérieuse. Vous ne pouvez quand même pas envisager sérieusement de procéder à toute une mise en scène uniquement pour un comique isolé (soit un original, soit qui formule un reproche imaginaire ou infondé... ou autre illuminé).

En gros la procédure ci-devant peut être simplifiée, mais seulement avec l'accord unanime de tous les membres de l'AG, présents et représentés.

Un employé ne doit pas disposer d'une agréation IPI à titre personnel.

Art. 6. Nul ne peut porter un titre ni ajouter à celui sous lequel il est inscrit au tableau visé à l’article 3, une mention pouvant prêter à confusion avec le titre professionnel d’agent immobilier intermédiaire, d’agent immobilier syndic ou d’agent immobilier régisseur.

Art. 7. Toute personne physique inscrite dans une des colonnes du tableau des agents immobiliers ou de la liste des stagiaires est tenue de porter, dans l’exercice de ses activités professionnelles, le titre professionnel sous lequel elle est inscrite dans la colonne du tableau des agents immobiliers ou de la liste de stagiaires.

Art. 8. Pour l’application de la présente loi, les agents immobiliers sont présumés, de manière irréfragable, exercer cette activité à titre indépendant.
Il ne faut pas satisfaire aux obligations visées à l’article 5 pour exercer la profession dans les liens d’un contrat de travail et les personnes qui bénéficient de cette faculté ne sont pas autorisées à porter le titre professionnel.

Art. 10
§ 2. Si la personne morale n’est pas inscrite au tableau, les administrateurs, gérants et/ou associés actifs assument pleinement la responsabilité civile des actes posés dans le cadre de l’exercice de la profession au sein de la personne morale.

La personne morale visée à l’alinéa précédent doit respecter les conditions suivantes :
1° ses administrateurs, gérants ou associés actifs qui exercent l’activité réglementée et qui ont la direction effective des départements au sein desquels l’activité est exercée, doivent être inscrits dans la colonne correspondante du tableau ou de la liste.
2° A défaut de ces personnes, l’obligation visée au 1° s’applique à un administrateur ou un gérant ou un associé actif de la personne morale désignée à cet effet. Pour l’application de la présente loi, ces personnes sont présumées, de manière irréfragable, exercer cette activité à titre indépendant.

Art. 12. Le stagiaire ne peut constituer une personne morale au sens de la présente loi ou en être associé, gérant, administrateur, ou membre du comité de direction que s’il s’agit d’une personne morale au sein de laquelle il exerce la profession avec son maître de stage ou avec une personne physique inscrite au tableau des agents immobiliers

Art. III.89. § 1er. Toute entreprise procède, une fois l'an au moins, avec bonne foi et prudence, aux opérations de relevé, de vérification, d'examen et d'évaluation nécessaires pour établir à la date choisie un inventaire complet de ses avoirs et droits de toute nature, de ses dettes, obligations et engagements de toute nature relatifs à son activité et des moyens propres qui y sont affectés. Les pièces de l'inventaire sont transcrites dans un livre. Les pièces dont le volume rend la transcription difficile sont résumées dans le livre auquel elles sont annexées.
  § 2. L'inventaire est ordonné de la même manière que le plan comptable de l'entreprise.
  Le Roi peut prescrire des critères d'évaluation d'inventaire.
  Ce paragraphe n'est pas applicable aux entreprises visées à l'article III.85.

luc a écrit :

Seul une personne, repris sur la fiche BCE d'une entreprise peut représenter cette entreprise envers des tiers.

source:
- Code de Droit Economique - Titre III - chapitre 2 (2013)
- Code Déontologie IPI (2006) - Art. 4 (et 3)
- Codes des Sociétés - Art. 61

Luc, à propos de la représentation vous citez le Code de droit économique. Celui-ci est divisé en plusieurs livres comprenant parfois différents titres et chapitres.

Quelle est donc la disposition spécifique du CDE s'appliquant à la représentation d'une ACP ?

Section 1re. Obligations d'information et de transparence.
Art. III.74. § 1er. Sans préjudice des exigences légales et réglementaires particulières, toute entreprise met à disposition, de l'une des manières visée à l'article III.75, les informations suivantes :
  1° son nom ou sa dénomination sociale;
  2° sa forme juridique;
  3° l'adresse géographique où l'entreprise est établie;
  4° ses coordonnées, y compris son adresse éventuelle de courrier électronique permettant d'entrer en contact rapidement et de communiquer directement et efficacement avec lui;
  5° le numéro d'entreprise;
  6° son siège social;
  7° dans le cas où l'activité est soumise à un régime d'autorisation, une obligation d'autorisation ou de déclaration, conformément à l'article 17 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, les coordonnées de l'autorité compétente ou du guichet d'entreprises;
  8° en ce qui concerne les professions réglementées :
  a) l'association professionnelle ou l'organisation professionnelle auprès de laquelle l'entreprise est inscrite;
  b) le titre professionnel et l'Etat membre dans lequel il a été octroyé;
  9° les conditions générales et les clauses générales dans le cas où l'entreprise en utilise, ainsi que les langues dans lesquelles ces conditions générales et ces dispositions pourront être consultées;
  10° l'existence, dans le cas où l'entreprise en utilise, de clauses contractuelles concernant la législation applicable au contrat ou la juridiction compétente;
  11° l'existence de toute garantie contractuelle après-vente éventuelle, non imposée par la loi;
  12° le prix du service, lorsque le prix est déterminé au préalable par l'entreprise pour un type de service donné;
  13° les principales caractéristiques de l'activité économique;
  14° les assurances ou les garanties visées à l'article III.6 et notamment les coordonnées de l'assureur ou du garant et la couverture géographique.
  § 2. Lorsque les entreprises présentent de manière détaillée leurs activités économiques dans un document d'information, ils y font figurer des informations sur leurs activités pluridisciplinaires et partenariats qui sont directement liés à l'activité économique concernée et sur les mesures prises pour éviter les conflits d'intérêt.

Art. III.75. A l'initiative de l'entreprise, les informations visées à l'article III.74 :
  1° sont communiquées au client; ou
  2° sont rendues facilement accessibles au client sur le lieu de l'activité de l'entreprise ou de la conclusion du contrat; ou
  3° sont rendues facilement accessibles au client par une adresse électronique communiquée par l'entreprise; ou
  4° figurent dans tout document d'information de l'entreprise présentant de manière détaillée ses activités.

  Art. III.76. A la demande du client, l'entreprise communique les informations supplémentaires suivantes :
  1° lorsque le prix n'est pas déterminé au préalable par l'entreprise pour un type de bien ou service donné, le prix du bien ou service ou, lorsqu'un prix exact ne peut pas être indiqué, la méthode de calcul du prix permettant au client de vérifier ce dernier, ou un devis suffisamment détaillé;
  2° en ce qui concerne les professions réglementées, une référence aux règles professionnelles applicables et aux moyens d'y avoir accès;
  3° des informations sur ses activités pluridisciplinaires et partenariats qui sont directement liés au bien ou au service concerné et sur les mesures prises pour éviter les conflits d'intérêts;
  4° les codes de conduites auxquels l'entreprise est soumise ainsi que l'adresse à laquelle ces codes peuvent être consultés par voie électronique, en précisant les versions linguistiques disponibles;
  5° les versions antérieures, applicables au moment de la signature du contrat, contenant la date de début et de fin d'application des informations visées à l'article III.74, 9°.

Art. III.77. Les informations visées aux articles III.74 et III.76 sont mises à disposition ou communiquées de manière claire et non ambiguë, et en temps utile avant la conclusion du contrat, ou avant la livraison du produit ou de la prestation du service lorsqu'il n'y a pas de contrat écrit.

Art. III.78. Chaque entreprise est tenue de prouver le respect des exigences prévues aux articles III.74 à III.77 et l'exactitude des informations fournies.

  Art. III.79. Les dispositions de cette section ne portent pas préjudice aux exigences d'informations supplémentaires applicables aux entreprises ayant leur établissement en Belgique.