Tout à fait d'accord et je n'ai jamais compris pourquoi les ACP n'imposent pas que ce soit toujours le principe des décomptes trimestriels des charges réels qui soit appliqué !
Pour moi, c'est une erreur de gestion et de suivi très grave que d'attendre ses décomptes qu'une fois par an !

Texte de la 1ère intervention : Nous sommes 3 co-propriétaires: les vendeurs de mon appartement en possèdent encore un, ainsi que le grenier.

Il connait donc déjà deux copropriétaires et il serait étonnant qu'il n'ai pas les coordonnées du 3è....

Un appel de fonds n'est pas une facture et ne doit pas répondre aux mêmes critères qu'une facture !
Appelez le "facture" (avec les guillemets) si vous voulez mais n'en exigez pas toutes les règles de formalisme.

Par contre, je n'ai jamais vu un appel de fonds qui n'avait pas de date, ni d'identification du demandeur, ni de numéro de compte pour payer !

Et vu les difficultés que font les banques pour ouvrir un compte à une ACP, je vois de moins en moins souvent un changement de compte lors d'un changement de syndic.
Par contre, un compte différent pour un appel de fonds de réserve ou pour des charges est bien entendu toujours possible suivant l'ACP et le syndic

Vous n'êtes pas le fisc !
Vos créances ne sont pas incontestables (celles du fisc non plus et la procédure n'est pas aussi "simple" que vous le pensez pour mettre en faillite même s'ils ont des facilités ! 
Le tribunal de l'entreprise ne mettra pas une société en faillite simplement parce que vous lui demandez de le faire....  et heureusement !!!
Je ne connais pas les règles de compétences mais dans mes lointains souvenirs et lectures superficielles sur le sujet, il me semble qu'un conflit sur des charges impayées doit toujours se passer devant le juge de paix.

Et ce n'est pas sur ce forum que vous aurez la réponse certaine....
Cela va dépendre de l'acte de base et du résultat des recherches d'origine de la fuite.
ça va dépendre du contrat d'assurance de la copro et du vôtre pour voir ce qui sera couvert et ce qui ne le sera pas.
Et, enfin, cela va aussi dépendre des experts et des personnes qui vont défendre le dossier de la copro, le vôtre, celui du voisin, ...

C'est pour ça que ma réponse vous soulignait le seul point important et prioritaire : prévenir tout le monde pour qu'on ne vous reproche pas d'avoir agit tardivement en cherchant qui va payer.
Si vous l'avez fait, tant mieux ! c'est ce qu'il fallait faire 

Psssttt Rexou, vous êtes sur le site d'un agent immobilier qui fait peut-être lui-même (très bien) les compromis pour ses clients....   

Mais c'est comme partout dans la vie !
Il y a de bons professionnels, des mauvais qui abandonnent rapidement faute de client, des mauvais qui continuent parce que les clients restent malgré tout, ...

Pourquoi des ACP qui connaissent des difficultés avec leur syndic s'obstinent à leur donner décharge et renouveler leur mandat ???
Ce n'est pas la faute de l'IPI, des juges, des notaires, des syndics, de la loi, des ministres ou toutes autres personnes !
Le SEUL responsable, ce sont les copropriétaires qui ne bougent pas !
Ou quelques propriétaires minoritaires qui n'ont pas ce qu'ils veulent car les autres CP ne les suivent pas bêtement !!!
J'ai, parfois, l'impression que vous êtes dans cette catégorie

A part le 3ème cas où on manque d'information pour savoir, par exemple, si l'ACP a fait l'effort de vérifier si le S était bien inscrit à l'IPI quand ils l'ont engagé et que je trouve dommage que l'IPI ne communique pas plus activement lorsqu'un S est rayé (mais comment pourrait-il faire avec les lois actuels ???) , je ne vois pas ce que vos exemples donnent comme info sur le notaire ?

Cas 1 : le notaire ne peut que constater la situation. C'est à l'ACP a attaqué son ancien S en justice pour remédier à la situation ! ou payer quelqu'un pour établir ces décomptes... L'a t'elle fait ?

Cas 2 : bien sûr que l'IPI ne s'occupe pas de contrôler une tenue de comptabilité, c'est à l'AG de mettre en œuvre les moyens nécessaire contre son ancien S et, éventuellement, allez voir le juge... l'a t'elle fait ?

Trop facile pour tous ces CP de se décharger de leur responsabilité par leur inaction... Ce sont les CP qui sont les propriétaires, ce sont eux qui doivent s'activer pour tenter de résoudre les problèmes en mandatant (et surtout en REMUNERANT) les bonnes personnes !

ATTENTION : le taux de TVA appliqué n'est pas un critère ! Un entrepreneur peut devoir facturer à 6, 12, 21 % et en autoliquidation.

Par contre, je suis bien d'accord qu'il n'y a pas d'obligation de retenue pour une facture d'entretien d'extincteurs par exemple

Pour les points 1 à 4 : faire ce qui est expliqué sur le site de l'obligation de retenue. C'est clair et bien expliqué
Pour les points 5 à 7 : rien. Eventuellement vérifier que le syndic a fait son job de contrôle mais pas toujours évident à moins d'imposer au syndic de joindre une copie PDF à chaque paiement.... Mais, selon moi, si ce n'est pas prévu au moment du contrat, c'est une prestation facturable (son job est de faire le contrôle, pas de joindre un document)
Points 8 : si ce n'est pas dans le contrat du syndic de joindre ce document à chaque paiement, le syndic pourrait vous donner accès à toutes les attestations qu'il a recueillie pendant l'année pour toutes ces copropriétés. A vous de faire le lien avec les paiements pour voir s'il a bien chaque fois l'attestation...
Normalement (généralement chez ceux que je connais), le syndic vérifie une fois par mois tous ces fournisseurs habituelles et ne fait un check ponctuel que lors d'un paiement à un fournisseur inhabituelle.