@pierquiroule,

Cette méthode qui en fait n’en est pas une, c’est une synthèse d’une expérience de  bientôt 15 années, avec tous les points essentiels à contrôler lorsque l’on se trouve devant et face à une facture dans le cadre d’une copropriété.

En principe, mis à part les particularités à chaque   ACP :   acte de base, règlement d’ordre intérieur, les clés de répartitions –quotités attribuées aux différents lots existants ainsi que les diverses décisions prisent  en AG, tous ces points de contrôles de cette « méthode» restent identiques et valables pour toutes les copropriétés.

De plus les « écarts – non-conformité » constatés sont difficilement contestable par le Syndic  et  doivent en principe être suivies d’explications.

Nous n’avons pas de contrôleur aux comptes, c’est un travail réalisé par l’ensemble du Conseil de gérance ( 3 CP).

Le  contrôle des comptes est réalisé en plusieurs étapes, lors de nos différents Conseil de gérance, conseil se tenant tous les 3 à 4 mois, chacune d’une durée de 3 à 4 heures, durant les heures de bureau, chez le Syndic ( avec toutes les pièces comptables sous la main )

Préalablement à chaque conseil, par Email, nous recevons du syndic, le détail de toutes les factures, imputations, situation copropriétaires, situation fournisseur.  Individuellement les membres du conseil en font déjà une première lecture. (avant le conseil, une première série de questions est généralement envoyée au syndic  par email.)

Lors du Conseil de gérance, nous avons à notre disposition, toutes les factures, tous les extraits de comptes, les contrats, offres de prix, devis, ainsi que divers documents / rapports pouvant être extraits du logiciel comptable du syndic : situation des copropriétaires, fournisseurs, etc…

Quand au contrôle :
Evidement, il nous arrive de constater des anomalies, mais jamais rien de catastrophique,  comme par exemple :
Des erreurs de facturation (des factures qui nous étaient pas destinées, mais à une ACP voisine gérée par le même syndic),
Des erreurs d’imputation ( un travail réalisé au profit du lot x, mais facturé au lot Y)
Des erreurs dans les montants, les paiements effectués ne correspondent pas  à la facture, (une inversion de chiffres, erreur de frappe…)
Plus rarement des factures payées deux fois !
Des erreurs de calcul d’indexation de contrat. (En notre faveur ou en notre défaveur, dans les deux cas l’on rectifie)

Jusqu’à présent les rectifications sont faites sur le champ, sans aucun problème,  une rectification, soit une note de crédit du fournisseur.
En général, la majorité des erreurs constatées l’auraient étés par le gérant lors de la clôture des comptes en fin d’exercice ( logiciel)

Il nous est rarement arrivé de refuser des factures, en 15 années, j’ai souvenir de deux imputations, ou le syndic les a retirés et les a pris à sa charge.  (Pour des montants minimes de 300 à 500 euros)

Il nous arrivait  également d’avoir des factures  issues de  travaux, émanant d’initiatives personnelles du Syndic,  « travaux d’agrément » non nécessaire, ni urgent émanant d’initiatives personnelles Syndic et réalisés sans accord de l’AG, alors que ces travaux rentrent dans la catégorie nécessitant un accord préalable de l’ AG.   
Dans ce cas, en AG, lors de la présentation des comptes  et rapport du conseil de gérance, il en est fait mention  et c’est soumis à l’approbation des CP et jusqu’à présent jamais eu de problèmes.

A mon sens, il n’appartient pas au Conseil de gérance, ni au contrôleur aux comptes  de refuser des factures.
Le conseil fait rapport de ses différents constats à l’assemblée et c’est l’assemblée générale décide. (en général en suivant les recommandations du Conseil de Gérance).
Au fil des années, avec une meilleure préparation du budget travaux prévisionnel, l’on évite ce type de travaux d’imprévus.

Pour terminer, notre  copropriété se compose de ± 150 lots avec ± 80 copropriétaires. Un exercice représente ± 250 à 300 factures.

A préciser également, pour un maximum des prestataires nous privilégions des contrats à long terme, donc un minimum de surprises. Privilège est donné également pour des factures trimestrielles, ce qui réduit considérablement le nombre d’écritures comptables et de factures.

Voilà dans les grandes lignes notre méthode de fonctionnement, sans jamais diminuer « la pression » lors des contrôles.

Cordialement

Raspoutine.

(…. Mais allez expliquer ça à des paysans ou à des connards…) quelque part, ce n’est pas votre voisin, mais c’est quand même vous, propriétaire qui avez selectionné vos locataires ….

J’ai retrouvé le texte, il s’agit d’un des critères de salubrité du logement, retrouvé dans le Code du Logement :   
le logement doit disposer d'un compteur individuel, propriété de la société distributrice d'énergie, et d'au moins :
- un point lumineux commandé par un interrupteur dans chacune des pièces,
- une prise de courant dans chacun des locaux suivants: cuisine, salle à manger, séjour, chambres,
- une prise supplémentaire dans la cuisine pour le raccordement d'un appareil électroménager lourd (autre qu'une cuisinière électrique), alimentée par un circuit électrique séparé
L’accès au compteur et au tableau électrique doit être assuré en permanence.

D’une certaine façon, en refusant l’accès au compteur, vous rendez votre logement insalubre.

Pour votre information, si cela peut vous aider, mon aide mémoire pour lors du contrôle des factures de l’ ACP

Pour rappel :
Une facture est la description d'une dette spécifique et une invitation à régler ce qui est dû.
Tous les renseignements concernant le vendeur ou le prestataire de services doivent y figurer.
Elle vous permet de contrôler, si le montant réclamé est exact et justifié.
Correspond-il au contrat / à la convention / au devis établi / à la remise de prix avant les travaux / à la décision d’AG ? Le taux de TVA est-il celui auquel vous aviez droit?
ATTENTION ! N'acceptez jamais, pour économiser la TVA, de payer certains services ou produits importants sans facture, vous risqueriez une amende et des poursuites si le fisc devait le découvrir.

Face à chaque facture :
• Vérifier que la facture vous est bien destinée 
• Date de la facture (correspond  à l’exercice comptable de l’ ACP)
• Coordonnées du fournisseur, adresse complète, N° TVA. N° compte,etc…
• Numérotation interne ( no d’enregistrement interne  au niveau des enregistrement comptables de l’exercice de l’ ACP)

Conformité par rapport à une demande / à une commande :
Cette facture répond-elle à une demande; Le syndic avait-il droit d’engager cette dépense, (Pour rappel : Le syndic a pleins pouvoir pour exécuter les travaux et réparation ayant un caractère absolument urgent sans devoir en demander l’autorisation, tous les travaux que le gérant ne peut décider seul devront être décidés par l’assemblée générale statuant à la majorité des ¾ de membres présents (  l’article 577-7, §1,1°b du C.C. )
Il y a-t-il accord de l’ Asemblée Générale  sur cette dépense? ,

Conformité par rapport à la qualité
L’exactitude  de la désignation du produit / du service, avec la description du service et date(s) des prestations  - conformité produit / de la prestation par rapport à la demande / contrat / devis / Décision d’AG.

Conformité par rapport aux prix ,
le montant réclamé est exact et justifié ?
Vérification si le prix / indexations / révisions de prix / ristournes, etc… correspondent bien aux conditions commerciales ( devis, remise de prix, contrat, etc )

Conformité par rapport à la quantité
Quantités  nombre facturé par rapport à la commande ou la prestation.

Vérification des calculs
( la vérification doit être effectuées sur tous les éléments dans la facture.)

Conformité par rapport à la législation et la fiscalité  (taux de TVA)
J’attire votre attention que seul les honoraires de syndic sont exonérés de TVA. Toutes les autres prestations du syndic sont soumises à la TVA.

Vérification de la comptabilisation (ventilation interne / clé de répartition interne )
Conditions de paiements : délai de paiement,
Vérification du paiement   
Paiement est effectué sur le bon N° de compte ? , le montant versé est correct ?
Réf de la facture figure t’elle sur le paiement ?

Si tous ces points ont étés vérifiés et sont corrects, bon nombre de problèmes sont évités et / ou résolus.

Raspoutine.

Bonjour,

Tout comme les primes d’assurances sont adaptées à l’indice ABEX, les honoraires du syndic sont généralement adapté à l’indice des prix à la consommation.

Si ce n’est que par rapport à l’année dernière, l’indice des prix à la consommation à baissé.

Combien de syndics,(Syndics qui habituellement ou contractuellement ajustent leurs honoraires à l’indice des prix, les années précédentes évolution de 2 à ± 3 %)

Ont’ils ajustés leurs honoraires à l’indice, (donc à la baisse cette année) ?

Chez nous, ils nous ont fait croire à un cadeau,  ils n’ont pas augmentés les honoraires, les honoraires sont restés identiques à ceux de l’année dernière, un cadeau disent-ils !
Alors que l’indice de référence à diminué il est passé de 112.18 à 111.02

Nous prennent-Ils pour des …… ?

Bonne journée.
Raspoutine

Au sujet du « Quitus »

Sauf erreur de ma part, le vote d'un « quitus », s'il est couramment pratiqué par les syndics, n'est cependant en rien nécessaire, ni obligatoire.

Pour l’ancien syndic, l'intérêt d’obtenir ce « quitus » est qu'il se trouve alors déchargé d'une responsabilité qui peut peser durant de longues années sur l’ensemble de sa gestion apparemment fortement contestée dans votre cas.

Pour la copropriété,  donner ce « quitus » c'est une quasi renonciation à se retourner contre l’ancien Syndic  pour obtenir des dommages intérêts pour des erreurs ou des fautes qu'il aurait commises dans l'exercice de ses fonctions , erreurs et fautes que vous pouvez seulement découvrir...

Raspoutine.

Bonjour,

Rien (ou pas grand-chose) n’est prévu dans la loi.

Idéalement la composition, le mode de désignation, durée du mandat, le rôle et la mission du conseil de gérance devraient être prévu par les statuts ou par la décision d’assemblée générale qui l’institue.

Exceptionnellement, le conseil de gérance peut recevoir des mandats précis de l’assemblée générale, par exemple faire une étude, choisir un devis, choisir un avocat, etc.

Dans tous les cas, le conseil de gérance doit se garder de prendre des décisions qui sont de la responsabilité du syndic (urgence, gestion…) soit de la responsabilité de l’assemblée générale.

Un conseil de gérance qui outrepasse ses compétences ou n’exerce pas sa mission peut engager sa responsabilité civile. Il est vivement conseillé aux membres des conseils de gérance de s’assurer.

Raspoutine.

Bonjour,
A quel titre, cet Avocat représente-il votre locataire ?
Probablement désigné administrateur des biens de votre locataire.
Dans ce cas, envoyez votre lettre de rappel de loyer en recommandé à l’avocat.
Si il ne réagit pas dans les délais raisonnables, (dans la quinzaine) ne tardez pas, saisissez la Justice de Paix pour non paiement de loyer.

http://www.copropriete-ejuris.be/files/copropriete-conciliation-juge-de-paix.pdf

Bonsoir,

Vous avez un début de solution, votre loyer n’est plus payé et si votre loyer n’est plus versé, ne traînez pas, envoyez un courrier de rappel avec une mise en demeure par courrier simple et par recommandé avec un accusé de réception.

Si vous n’obtenez pas de réaction, adressez-vous sans tarder au greffe de la justice de paix pour une demande de conciliation pour non paiement de loyer.

En principe, ils vont vous aider à remplir votre demande.

Dans ce cas, si un administrateur de bien a été désigné, il se présentera pour représenter votre locataire.

Bonjour,

Cette dame, n’a-t-elle pas un administrateur provisoire ?
Cet avocat serait tout simplement  l’administrateur provisoire  désigné par le juge de Paix, c’est tout à fait courant lorsque des personnes âgées, seules, rentrent en long séjour dans un centre hospitalier et sont ensuite dirigées dans un Home.
Et dans ce cas, la désignation de l’administrateur est publiée au Moniteur Belge.

Raspoutine