Je ne connais pas le volet juridique, c'est donc juste mon avis à vérifier au point de vue légal :
Préalable : Il s'agit de location de bureaux (uniquement location : pas de service rendu, pas de mise en commun de ressources ou moyen sinon ça risque de devenir un centre d'affaires vu les contrats courts)
Vous pourriez donc faire un bail de bureau (pas un bail commercial, pas une résidence) : ce bail ne relève d'aucune loi particulière donc uniquement du droit commun.
Je ne pense pas que le droit commun impose des règles pour la durée, les renouvellements, le loyer et son évolution, ....   (ce que régit par contre les lois sur les baux commerciaux et celles sur les résidences).
Ce sera donc des loyers professionnels et, à mon sens, vous pouvez faire des baux successifs de 3 mois. En prévoyant des clauses bien adaptées et cohérentes (pas de préavis de 6 mois pour un bail de 3 mois) mais sans y inclure des clauses qui pourraient les faire basculer dans le champ de la TVA.
Attention aussi de ne pas lier les contrats à la profession de votre épouse, ni à imposer ou faciliter aucune collaboration avec elle. Elle doit rester dans son rôle de propriétaire dans les contrats !

Pas grave pour le stamp non valide.

Est-ce que votre signature est reprise sur le document pdf quand vous l'ouvrez  ?   sans devoir le resigner...
Si la signature n'apparait qu'après avoir mis le pin, c'est que le document n'est pas enregistré avec la signature !

Normalement, avec explorer, la signature se fait en ligne, pas besoin de télécharger le fichier pour le signer (en tout cas avec les sites SPF que j'utilise régulièrement).

Chrome fait beaucoup de problèmes avec les signatures électroniques des sites SPF. Ils ne s'aiment pas

Normalement, au moment de la signature, le PC vous dit tout de suite si votre signature est valide.
Avez-vous pensez à enregistrer le fichier pdf après la signature  ?  Le mieux est de donner un autre nom au fichier pour être certains que l'enregistrement ce soit bien passé et qu'on télécharge le bon fichier signé....
Le fichier doit être fermé avant de le télécharger !

Détrompez-vous. C'est tout à fait légal et accepté par le fisc (ils n'ont pas le choix mais il vont chercher à vérifier que tout le monde assume les actes). La seule condition incontournable est de le faire de bonne foi en assumant toutes les conséquences des actes. C'est à dire :
- Des baux distincts que chacun respectent (par exemple la clause de sous-location autorisée dans le bail principal)
- Pas de lien direct entre le bailleur principal et le sous-locataire  (simulation, abus de droit)
- Des loyers payés par ceux qui les doivent à qui ils le doivent (donc pas le sous-locataire qui paie le loyer au propriétaire)
- Une certaine cohérence dans les loyers
- Des déclarations de chacun dans la déclaration fiscale : le locataire doit déclarer le loyer perçu en revenu divers et en déduire le loyer payé pour cette partie de la maison (un prorata cohérent, pas une perte,...)
- Aucun contact direct entre le sous-locataire et le bailleur : le bailleur ne fait pas de rappel à la société et la société ne se plaint pas d'humidité au bailleur par exemple
- Aucune solidarité dans le bail principal entre le locataire et le sous-locataire vis-à-vis du bailleur
- ...

Pour ma part, je ne le conseillerais pas pour un bail commercial car se poserait toutes les difficultés bien particulières de la loi sur les baux commerciaux (2 renouvellement quasi garanti alors qu'on a un bail de résidence pouvant être terminé après 9 ans, ....). Par contre, pour un bail de bureau, aucun problème.
Prévoir une clause de résiliation du bail de bureau assez souple mais sans faire explicitement référence au bail principal  (pour le jour où le contrat principal se termine par exemple)

Le particulier est le gérant de la société ou suffisamment proche ?
Une "solidarité"  entre les deux occupations  ?  par exemple le départ de l'un entraîne le départ de l'autre ou la reprise de la location complète, ...

En recentrant, vous ouvrez de nouvelles portes toujours plus dangereuses...
Qui est propriétaire de l'immeuble : une société ou votre épouse ou vous ou .... : si c'est une société = chiffre d'affaires de la société, si c'est un particulier = cela devrait être un revenu immobilier, si c'est votre épouse dans le cadre de son activité = cela pourrait être du revenu immobilier mais, plus grave, pourrait être requalifié en revenus professionnels (avec toutes les conséquences notamment impôts au taux max, cotisations sociales, ...)

Attention à la TVA mais ça sort du sujet de ce forum

Il me semble que vous n'êtes plus dans le cadre de la location immobilière mais de bureaux partagés. Il s'agit de revenus professionnels (pas loyers professionnels) soumis à la TVA et relevant d'une activité professionnel avec toutes les contraintes : compta, impôts professionnels, cotisations sociales sur revenus imposables mais aussi déduction des frais, amortissements, ...

  Développer une activité de bureau partagé peut être une bonne option, voyez avec votre comptable pour la mise en oeuvre.
Par exemple si vous êtes le propriétaire en personne physique : vous faites un bail commercial pour la location de tout l'espace à une nouvelle société (ou la société de votre épouse éventuellement). La société prends un numéro de TVA et une activité de mise à disposition de bureaux partagés, gestions, ...
La société facture aux intervenants leurs occupations de l'espace et les différentes charges, photocopieurs, téléphonies, secrétariat, ....
La société pourra récupérer la TVA sur toutes ces dépenses et déduire toutes les charges de l'immeuble (y compris travaux d'aménagements, ...)
Cela peut avoir un beau potentiel de rentabilité....

A vous lire, il me semble que vous ne comprenez pas ce que vous lisez !

Je n'ai jamais parlé de négocier avec le "locataire failli" !  Mais le locataire n'a pas disparu simplement par le fait de la faillite, c'est son représentant qui a changé (ce n'est plus le gérant mais le curateur). Le curateur est tenu de respecter toutes les obligations du bail (mais il faut pour cela qu'il y ait des fonds...)  !

Donc soit le (curateur du) locataire  quitte les lieux très rapidement et le sort de la garantie est réglée avec les opérations de clôture de location. Et c'est à ce moment là qu'on voit l'intérêt pour le propriétaire d'avoir la garantie sur un compte à son nom : le propriétaire établi le décompte des sommes dues (loyers, PI, charges, ...), déduit la garantie et réclame (souvent pour la forme) le solde au curateur... Si la garantie est sur un compte au nom du locataire failli, il fait partie de la faillite et ce sera plus problématique de la récupérer car le propriétaire n'est pas un débiteur privilégié....

Je ne suis pas juriste et pas un spécialiste de la faillite mais j'en connais suffisamment pour savoir que le curateur n'a pas l'obligation de libérer les lieux dans les 30 jours (ce n'est pas toujours possible de tout vider en 30 jours pour un curateur qui a beaucoup d'autres choses à faire !). Par contre (mais là, je suis moins certain), le bailleur devient privilégié pour les loyers à échoir 30 jours après la faillite (à condition qu'il reste un peu de trésorerie et pas trop d'autres débiteurs privilégiés).

Sauf si c'est établi dans le décompte des charges de la copropriété. Il s'agit de la prestation du syndic d'établir les comptes de la copropriété.
Si la présentation doit être faite sur papier jaune, avec des ventilations trimestrielles ou annuelles, avec l'indication de la base et de la TVA, avec une proposition de ventilation L/P identique pour tous, avec une ventilation entre les appartements et les garages, ...

Ce n'est pas une prestation complémentaire soumise à TVA (il ne doit pas être indiqué un coût supplémentaire pour cette demande)

Par contre, si le compte doit tenir compte du bail de chacun ou adresser directement au locataire pour en assurer le recouvrement, ce serait effectivement soumis à TVA car ce n'est plus le mandat de syndic mais régisseur...

Merci GT  même si malheureusement cela ne fait pas avancer le schmilblick....

"Selon les notaires" il faut passer par un notaire....  Ben oui, c'est une belle rente garantie pour eux. Dans ce cadre, les notaires sont des commerçants comme les autres. Il vente leurs prestations sans risque & sans responsabilité pour (pratiquement) aucun conseil, aucune assistance mais des documents types ou des documents préparés par d'autres (syndic, propriétaires, prestataires tiers,...).

Toujours le flou juridique et chacun tire la corde vers soi en fonction de ses intérêts personnels...
Ce serait trop simple d'avoir une loi (ou un "truc" du genre, désolé pour le terme) qui clarifierait la situation.

En pratique, quel serait l'utilité de faire enregistrer un Acte qui ne ferait que se conformer à la loi ?  Quel est le problème de dire que la loi s'impose à tous, quelque soit les autres documents  ?  Cela se fait régulièrement en droit (par exemple les baux...)

Dans le doute, en tant que syndic, mettez les à charge du locataire.
Chaque propriétaire décidera ce qu'il en fait au moment d'envoyer son compte au locataire.
Si vous l'avez mis aux propriétaires, il leur sera beaucoup plus difficile de convaincre leur locataire que c'est à lui à payer....

Toujours plus simple en tant que proprio de faire payer moins que ce que propose le syndic...   

Et ce n'est pas à vous de trancher car trop de discussions possible, toutes valables....