Personnellement, je suis suis pas contre par principe qu'un syndic communique un décompte par trimestre, mais je pense que cela n'exclut pas un budget bien établi.
Je suis d'accord qu'il ne faut pas attendre 15 mois pour connaitre les dépenses de l'ACP, mais il faut planifier à l’avance ces dépenses dans la mesure du possible.
Mais je veux savoir avant l'appel de fond comment ces provisions seront employées. C'est à dire bien avant que les factures soient payées et bien avant de recevoir un décompte trimestrielle ou annuelle. Le décompte ne sert que de contrôle de l’emploi de mes provisions.

Bien sûr on pourrait établir un inventaire du patrimoine de l'ACP chaque mois ou chaque trimestre, mais, sauf malversation du syndic, cela serait peu rentable.
Une autre solution est la consultation en direct, par exemple via le réseau, des comptes de l'ACP  mais c'est un autre débat.

Et si l'on à des doutes sur l'emploi des provisions, il faut aller consulter chez le syndic les documents concernant son ACP. Et si on souhaite partager ses investigations, quoi de mieux que faire partie du conseil de copropriété.

Je précise également que je ne suis pas contre une marge d'imprévu probable dans les budgets et que je ne pense pas qu'un syndic doit convoquer une AGE pour ajouter un appel de fonds extraordinaire pour un imprévu justifié.

Je doute que le décompte trimestriel permette de se prémunir de dépense abusive ou non planifié de la part du syndic. Car ces décompte intermédiaires reprennent ce que le syndic veut bien communiquer. Cela ne reprends pas les impayés, les factures non reçues, les consommations non relevées, les dépenses futures pourtant déjà engagé par le syndic, .... Et surtout ne permet pas en tant que tel de planifier son propre budget.

Je partage l'avis de Luc sur le fait que un 'décompte trimestriel' est un simple appel de fonds. Le fait qu'il soit calculé sur les charges effectives du trimestre a éventuellement l’avantage de suivre au plus près les dépense et la trésorerie de l'ACP mais peut entrainer des surcouts de gestion et le maintient d'une trésorerie égale au besoin du plus gros trimestre et non sur les besoins réel du trimestre suivant.

Je ne sais pas ce que Panchito veut dire avec 'système prévisionnel', mais la loi impose de soumettre aux votes de l'AG annuelle un budget (donc une prévision des charges ET des apports (généralement les appels de fonds). Donc le prévisionnel n'est pas une option mais une obligation. Le prévisionnel est aussi signe de bonne gestion.

Le commissaire aux comptes, pour assurer sa tâche, a besoin, entre autre, de la répartition des charges entre les lots. Il n'est pas plus facile pour lui qui cette répartition soit présentée par trimestre.

Après avoir trouvé un site homonyme à la société indiquée dans les articles de presse, il semble que cette offre de services est bien proposée par un agent immobilier de Forest agréé comme syndic et agissant en collaboration avec une autre société offrant des services en ligne pour les copropriétés.

Je rejoint l'avis de Luc que cette délégation d'une partie des tâches du syndic désigné ne peux ce faire qu'à des fins déterminées et en l'application Art. 577-8 §5.
Le fait que ces services délégués son assurés par un professionnel syndic agréé IPP renforce l'idée que ce professionnel doit assumer sa responsabilité de syndic.
Reste à voir si un juge ne va pas rendre coresponsable le syndic en titre et le syndic délégués en cas de litige sur une tâche pourtant 100% déléguées...

Prudence donc, d'autant que les services délégués ne sont pas les plus chronophages et sont ceux qui les plus automatisables via des outils informatiques !

Pour moi, dans les cas cités, nous sommes en présence de 2 copropriétés.
Une copropriété ordinaire entre les propriétaires d'un même lot ET une copropriété forcé entre l'ensemble indivis des propriétaires de ce lot et les propriétaires des autres lots.
Pour l'ACP, l'ensemble des propriétaires/nu-propriétaire/usufruitier/... d'un lot sont "le copropriétaire de ce lot" mais seul  leur mandataire désigné selon  l'art. 577-6 §1 peut représenter le lot, effectuer des actes et fonctions réservés dans la loi aux seuls copropriétaires.

Seul  l’usufruitier OU le nu-propriétaire suivant sa désignation selon  l'art. 577-6 §1 peut être considéré comme le copropriétaire du point de vue de l'ACP

Seule la personne désignée selon  l'art. 577-6 §1 peut partie du Conseil de copropriété, être syndic copropriétaire, voter en AG, ...

Je pense que l'interprétation de  "les frais administratifs afférents à la convocation à l'assemblée générale sont à charge de l'association des copropriétaires" doit être que les "frais administratifs afférents à la convocation à l'assemblée générale" sont à comptabiliser dans les comptes de l'ACP et à répartir selon les statuts.

Donc les frais de recommandé peuvent être répartis en fonction de la valeur respective de chaque bien privatif où, si les parties le décident, de les répartir en proportion de l'utilité pour chaque bien privatif.
Et partant du principe que l'utilité des envois n'est pas fonction de la valeur des lots mais que si un CP maintient l'envoi par recommandé ou demande l'envoi via e-mail ou autre c'est qu'il estime que cela est plus utile pour lui.
Les statuts pourrait donc prévoir que les frais d'envoi sont répartis par lot en fonction du coût réel de l'envoi.

Si une personne est domicilié avec l'accord du bailleur, il y a application de la loi sur les baux de résidences principales, mais je ne vois pas en quoi un bail 'résidence principale' implique domicile légale dans le bien loué pour les locataires. Toutefois, le bien loué pourrait être le domicile pour la correspondance officielle envoyée par bailleur si cela est spécifié dans le bail.
Cela dit, le domicile légal d'une personne doit être le domicile où il réside effectivement (? plus de 182 jours/an  ? ce qui n'est toujours le cas d'un étudiant ?). Mais résider temporairement/occasionnellement dans une commune peut impliquer une taxe de seconde résidence perçue par ladite commune pour la personne concernée.

Je pense qu'il y a de votre part confusion entre le syndic et l'ACP. Effectivement le syndic à une vision à court terme (son mandat est à court terme), mais l'ACP a une durée de vie très longue. C'est donc l'ACP qui doit prévoir le long terme.
L'ACP se fait représenter et exécuter ses décisions par le syndic généralement pour une durée d'un an. C'est dans ces décisions que l'ACP via l'AG peut ou pas prévoir le long terme.
L'AG est représentée par les CP, c'est donc la majorité des CP qui décide ou pas de prévoir le long terme.
C'est donc dans une majorité silencieuse, inactive et/ou trop tranquille, soutenue par un syndic qui ne pense aussi qu'à sa tranquillité (à cout terme), que ce pose le problème de l'ACP sur le long terme.
Pour que le problème de l'ACP ne devienne pas le problème du CP prévoyant, ce dernier n'a pas d'autre choix de s'assurer des points suivants ;
- Que les archives de l'ACP sont complètes, à jour et bien transmis de syndic en syndic qui en a la charge de conservation.
- Que les ordres du jour des AG rédigés par le syndic comprennent bien, en temps et en heures, les propositions de résolutions concernant la conservation des parties communes (Inventaires, Inspections, Entretiens, Réparations, Réfections voir Rénovations).
- Que les Inventaires, Inspections, Entretiens, Réparations, Réfections et/ou Rénovations proposés sont en adéquation avec la réalité et les résultats des Inventaires, Inspections, Entretiens, Réparations précédents.
- De quitter le navire à temps si les autres CP sont prêt à couler (ou vous faire couler) pour avoir raison.

L'humain n'étant qu'un humain, renforcer les droits et obligations du syndic ne changera rien à mon sens à ce constat, cela va juste augmenter les coûts de gestion de l'ACP.

De quelle loi parlez-vous ?

Si les travaux sont décidés par l'AG, que le budget est également approuvé, que le délai de contestation est écoulé et que les appels de fonds et sommation de payement éventuelle ont été envoyés alors les travaux doivent être commandés sinon le syndic est en défaut d'exécution des décisions d'AG. Par contre, il ne peut pas payer au fournisseur la quote-part correspondant aux impayés. Naturellement le fournisseur risque d’interrompre sa fourniture, mais dans ce cas, pour moi, le syndic est inattaquable si il les procédures de recouvrement sont lancées...

Ce qui est positif, c'est un des points à bien à bien été mis à l'ordre du jour. Cela signifie que le syndic à bien reçu votre demande dans un délai raisonnable.
Pour les 3 points manquants, il faudrait connaître sa motivation pour ne pas les avoir inclus.

Cela m'est déjà arrivé et sa motivation était, pour résumer, que le point ne concernait pas des décisions à prendre... Ce n'était pas exactement le cas mais je n'étais pas sûr que la majorité m'aurait suivie, je n'ai donc pas insisté. Toutefois, j'ai retenu qu'il est préférable d'indiquer clairement la décision à mettre au vote.

Si les points proposé sont claires, importants, ne peuvent être reportés à l'AGO suivante et que vous pouvez obtenir une majorité, exigez du  syndic qu'il convoque une AGE à ses frais avec les points en questions pour ne pas avoir respecté l'art  Art. 577-6 §3