Anecdote? C'est un feu rouge.
Changez de syndic ET le nouveau chauffagiste.

Je crois qu'il faut un acte authentique ... lire Le bail notarié.

Le Carrefour d'Evere (en face de mon immeuble) est un CP dans la complexe des Olympiades.
Ils ne savent pas récuperér la TVA?
Je ne crois pas.

Hmm .... c'est interdit d'acquérir de l'expérience en ayant des syndics et des mandataires de l'ACP (pas tous) qui cogèrent pour leur propre profit?
Une ACP de 250 membres à le même nombre de conflits que 25 ACP avec 10 CP.

Quel est votre bût? De n'avoir des intervenants qui vous donnent raison basé sur leur expérience ?

D'urgence c'est par exemple (cas de mon ACP) signaler par écrit sa décision préalablement dans un bulletin trimestériel de 2 à 4 pages.
Présenter sa décision motivé pour être validé par l'AG se fait postérieurement.
En quoi je me contredit?

L’avantage que ma langue maternelle n'est pas le français, est que je consulte en cas de doute mon Larousse, ...

Un débouchage hors budget s'est fait en 2007 (débauchage "oublié" depuis des années). Signalé au CdC et motivé lors de la présentation des comptes l'année suivante.

Dans mon ACP on a renouvelé la porte d'entrée du parking souterrain (217 lots) sur base d’une décision urgente, signalé lors d'une réunion du CdC élargie aux CP intéressé dans le passé à ce problème et approuvé lors de l'AG suivante. Quelques AG plus tard une chaudière en panne. Remplacé de la même manière (signalé avant travaux et approuvé à l'AG suivante).

Si le syndic est un pro et travaille comme un pro il n'y a pas de risque. Il saura se défendre à l'IPI. Naturellement il faut oser demander des avis d'experts impartiales et avoir un oeil sur les dépenses d'installation, la garantie et les dépense périodiques de fonctionnement.

Remarque: vous mêlez mes propos et les votre. C'est pas évident. J'ai marqués mes propos dans votre texte en italique.

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N'importe quoi ?
Votre argumentaire est classique et était déjà utilisé il y a environs 3000 ans par les Grecs de Sicile.
1. on déforme/généralise les arguments de l'autre ("signaler" n'est pas "convoquer une AGE").
2. on utilise le résultat a obtenir "raison" dans un autre point après avoir simplifié ce dernier à l'outrance. Par exemple vous savez que l’autorisation explicite peut se donner à l'AGO suivante. Si le syndic refuse de faire valider sa décision urgente alors je suggère une plainte à l'IPI et pas un plainte pénale. Cela n'est rentable qu'en cas de recidive volontaire.

Sur base de l'Art. 577-8 §4 4°CC le syndic peut d’urgence dépasser le budget. mais il doit le signaler d'urgence aux membres de l'AG et prendre les mesures adéquates (diminuer un autre poste du budget) ou envoyer un appel de provisions supplémentaires.

Pour la petite histoire. A un certain moment le prix du gaz a diminué. Le syndic a estimé de pouvoir dépenser le surplus à des travaux "nécessaires" sans prévenir ni demander une autorisation préalable de l'AG.

Un budget sert à encadrer les dépenses possibles et ainsi éviter que l’argent des CP soit dépensé à des travaux utiles pour le syndic (ou des appartements dont il ou ses copains sont le régisseur), mais pas pour l'ensemble des CP.

Un grand syndic gantois suit le système légal. En plus il a un calendrier mensuel des dépenses très structuré. Ce qui lui permet à diminuer les provisions et être finalement moins cher (malgré un honoraire plus haut que ses concurrents locaux).
- etablissement du calendrier = honoraire plus haut
- usage du calendrier = dépenses/provisions plus bas = avantages pour les CP
Cela lui permet de renoncer entièrement aux frais supplémentaires, sauf AG supplémentaire.

Sanctions: si l'ACP fait ce qu'il faut l'assurance RC du syndic devra rembourser le montant qu'il a dépensé sans autorisation explicite de l'AG. Une approbation globale des comptes ne suffit pas. Comme cette intervention augmentera en principe à terme la prime RC des agents immobiliers, il est évident que CE/IPI deviendra dans le futur plus attentif à des problèmes de ce genre. Ce qui est conforme au but du législateur: ne traiter en justice ce qui est nécessaire.

Conclusion; signalez les dépassements non-justifiés du budget (par compte budgetaire) à l'IPI.

Je répète que votre système est un système de provisionnement trimestriel variable avec un inventaire annuel.
Vous partez avec un fond de roulement permanent, qui est trimestriellement remis au montant convenu en appellant une provision pour la différence entre ce montant permanent et le montant réel de la caisse.
Vous suggerez qu'il n'y a pas un budget annuel.
Ce qui mène inévitablement à une liberté totale d'action des mandataires. Tant qu'ils restent dans la cadre de bon père de famille c'est bon, mais il n'y a aucun frein.

En 1970 j'ai appris par nécessité (éviter un bilan en rouge) la comptabilité en partie double dans le contexte de la gestion d'une maison de jeunes.
La même année j'ai appris de tenir une comptabilité simple au travail.
En 1982 j'ai appris à gérer un budget prévisionnel pour diminuer l'encaisse nécessaire et assurer un paiement plus rapide.

Dire que c'est une vision d'Etat est plus que exagéré. Cherchez et lisez les textes d'avant 1975 qui ont mené en 1975 à la loi comptable qui a imposé le système de comptabilité en partie double aux sociétés. L'Etat a suivi très lentement. Je crois que ce système a été imposé aux entités de l'Etat vers 2008.

Réplique transféré vers un sujet séparée: Décompte annuel ou trimesteriel

Le syndic doit appliquer l'Art. 577-11  §2 1° CC pour les factures déja reçus.

Le restant est à charge de l'acheteur. Lui doit payer/provisionner le syndic dès qu'il est propriétaire. Seul l'acheteur peut contester les montants chez le juge. Le vendeur ne sait contester que chez l'acheteur dès la date de vente. Lisez et relisez l'Art. 57711 §2 CC.

L'acheteur peut mettre dans l'acte d'achat la manière dont il pourra récupérer ces frais d'utilisation de l’appartement chez le vendeur. Pour cela l'acheteur peut demander que le vendeur consigne un montant (provision) chez le notaire.

Au lieu du compte trimestriel, qui cache le fait que la comptabilité est tenue "quand on a le temps", je suis partisan d'une tenue de la comptabilité au jour le jour.

C'est une tactique classique, que j'ai subi quelques fois. La plainte la plus grave n'a pas passé la Chambre de mise en accusation. Les plus récents n'arrivent même pas à passer le stade "enquête police".
La seule plainte qui a été traité au niveau Tribunal est "stalking". Mais je me limite dans l'envoi de mes courriers aux mandataires de l'ACP. Dans ce cas ce n'est plus du stalking. Et quand on sait prouver ce qu'on écrit les plaintes de diffamation, fraude (frais fait par le syndic pour me bloquer), corruption (obtenu raison chez le JP, ...), ... sont rejetés.
On obtient raison, mais entre temps la plainte est utilisé/abusé pour vous salir chez les autres CP.
Ce dégât est très difficile à réparer, mais c'est faisable. Il faut opposer la transparence à la gestion opaque