En règle général, quand c'est un couple "officiel" qui est propriétaire, cela arrive au nom de Mr & Mme.
Quand c'est plusieurs propriétaires hors couple, cela arrive à un seul nom avec le terme indivision.

Si rien n'a changé au niveau de votre couple et que vous n'avez acheté qu'à deux (pas d'enfant, pas de scission genre usufruit, ...), c'est soit une erreur d'encodage à l'administration, soit une nouvelle procédure où tout le monde serait en indivision (pourquoi pas ? un couple c'est aussi une indivision) mais je n'ai rien vu en ce sens...

PS : à vérifier sur MyMinFin si vous êtes bien tous les deux répertoriés comme propriétaire et qu'il n'y a bien que vous deux.... (j'ai vu une fois le cas où l'admin avait oublié de supprimer le vendeur... l'acheteur et le vendeur formait donc une indivision dans les fichiers).

Cela fera partie des décomptes de la période en cours après l'accord de l'AG (l'avantage du relevé trimestriel permet la régularisation immédiatement, dans les comptes 2017 si le syndic ne les clôturent qu'après l'AG, dans les comptes annuels 2018 distribués en 2019 dans le pire des cas).
On peut aussi imaginer qu'il traite la régularisation comme un appel de fonds pour travaux juste après l'AG (une ligne pour l'élec commun et une ligne pour le crédit Bloc 3).
A mon sens, cela ne relève pas d'une prestation hors contrat entraînant un supplément d'honoraires (à moins que ce ne soit prévu dans son contrat)

Ce serait un peu abusif de la part du syndic. En pratique, il fera une note de crédit par année dans la rubrique électricité du bloc 3 et une facture par année dans la rubrique électricité du commun.... pas de quoi facturer des frais supplémentaires....

Sauf si l'AG demande à recevoir un décompte séparé pour chaque année de régularisation... Dans ce cas-là, cela va représenter un vrai travail complémentaire du S et l'acp devra supporter le coût de son choix...

Pas spécialement, c'est beaucoup plus vaste que cela
Management fees = la rémunération d'une société gérante ou administrateur d'une autre société.

Ici, on parle de travaux, de courtage, de gestion locative, ... 
Par exemple : la société "travaux"   rénove un appartement dans la société "patrimoine".
Ce n'est pas du management fees mais la possibilité de faire passer du bénéfice (sur ou sous facturation des travaux) d'un côté à l'autre existe et sera examiné par le fisc si des actionnaires sont communs.

En première lecture, je ne vois pas l'intérêt de plusieurs sociétés de type 1 pour un seul bien.  Une société avec plusieurs biens serait beaucoup plus intéressante pour la "force financière" vis-à-vis des tiers, la répartition des risques, la compensation des bénéfices du bien 1 par les frais dans le bien 2, ...

Il faut distinguer trois choses :
- la création de la société (le capital = les actions = l'argent pour certain, un immeuble pour d'autre, une expertise pour d'autre,...). Il faut une convention d'associés et convenir des parts que représentent l'apport de chacun
- l'argent prêté à la société pour acheter l'immeuble, le matériel, ... : c'est un prêt et il n'apporte pas de part mais des intérêts et un engagement de remboursement   (banque, société, personne privée, ...)
- le travail pour la valorisation de la société (donc des biens) : recherche achat - vente, travaux, ... : c'est un travail qui mérite salaire soit en direct (gérant) ou via une société tiers qui facturerait à un barème convenu

Attention que pour les travaux, une société doit disposer d'agrément et d'assurances RC correctes....

Comme pour toutes sociétés : chacune sa compta, chacune ses impôts. Il faudra être raisonnable pour les facturations entre société pour que le fisc n'y voit pas de simulation pour transférer du bénéfice vers une société en perte...

Je confirme : vous devez consulter un comptable avant de faire les premières démarches pour présenter votre projet et recevoir les informations utiles. Faites le avant toutes démarches et, surtout, avant de prendre le premier de n'importe quel engagement  !!!!

Alors, il faut maintenir l'entente... c'est primordial et ça mérite bien quelques compromis....

Donc :
1. Régulariser en une fois le plus vite possible après l'AG. Il faut penser aux propriétaire-bailleur qui doivent répercuter la charge à leur locataire. Plus vite c'est fait, plus ils ont des chances que ce soit encore le bon locataire. Il y en a déjà certainement qui vont devoir prendre la régul à leur charge pour ne pas faire payer au locataire actuel des frais avant son entrée.... D'où l'importance de bien indiquer le montant relatif à chaque année régularisée et le faire au plus vite.

2. Je crois préférable de présenter les choses plutôt que de mettre les personnes devant le fait accomplis. Présenter le problème et la régularisation que cela implique permettra de joué franc-jeu et évitera beaucoup de suspicions....

Il y a une bizarrerie dans le détail de votre facture.... l'entretien est gratuit  ? ou ce ne serait que 37 €  ?

Fiscaliste ou comptable pour une telle question, c'est un peu kif-kif.... ou c'est un mauvais comptable   

Ni bien, ni pas bien... le meilleur choix sera celui que décidera l'acp en toute équité....

Le problème de la répartition du chauffage, c'est qu'il s'agit de répartir une enveloppe fermée de dépenses....
Quoique vous fassiez, certains paieront plus d'autres moins suivant le choix qui sera fait.
Pour ceux qui paieront plus, ce n'est pas juste par rapport à leur achat : ils ont acheté avec une règle, la majorité leur en impose une autre plus coûteuse pour eux.
Celui qui a son appartement vide pendant un an ne consomme pas de chauffage ou le minimum antigel, il ne trouvera pas juste de payer un forfait de 20%...
Celui qui vit sous les toits mal isolés trouvera normal de payer moins grâce au 20% de FF
etc...

Personne n'a raison, personne n'a tort et je suis dans l'impossibilité de vous donner une réponse général de ce qui est équitable et ce qui ne l'est pas...
Désolé...

Ne pas oublier qu'une simple décision d'AG ne suffit pas pour rendre la décision opposable à tous ceux qui se trouverait, un jour ou l'autre, pénalisé par cette décision contraire à l'AB...
Autant passé de 20 à 30% a une incidence minime, passé de 0 à 20% peut faire grincer des dents....

Elle est juste parce qu'elle correspond à votre acte de base et que chacun a acheté en connaissance (supposée).

Il ne faut pas "absolument" une quotité fixe, c'est une mesure prise pour l'équité comme l'explique très bien Panchito ci-avant.
Si vous avez des anciens tubes à évaporation, votre situation était plus ou moins régularisée automatiquement grâce à l'évaporation naturelle en fonction de la t° ambiante. Avec les nouveaux répartiteurs, ce n'est plus le cas.
Peut-être une raison pour soumettre une proposition en AG de modifier cet article... Cela correspond à une modification de l'AB et demande une majorité spéciale + acte devant notaire  (mais rarement appliqué sans conséquence quand l'ambiance est bonne mais vous n'êtes pas à l'abri d'un (nouveau) propriétaire qui contestera un jour cette décision)

La différence n'est pas énorme quand l'occupation de l'immeuble est sensiblement la même entre les occupants par rapport à la taille de l'appartement.
Mais elle peut être (très) importante pour un lot qui serait dans l'extrême  (pas de chauffage ou trop de chauffage).