On dit toujours que les locataires doivent sortir 4 mois d'1 coup en début de bail. 
Ce n'est pas entièrement vrai ni entièrement faux. 
Ils doivent évidement verser 3 mois de garantie et le premier mois de loyer pour leur nouvel appartement mais ils récupèrent (pour les locataires soigneux) la garantie de leur ancien appartement et, sauf s'ils ne savent pas s'organiser, ils ne payent pas le loyer de l'ancien appartement en même temps que pour le nouveau.

Pour ce qui est de donner les clés ou laisser entreposer les meubles ou autre avant que toutes les modalités du bail ne soient remplies, en principe c'est non.  Faire autrement c'est risquer de devoir ensuite courir pour sa garantie etc.

Pour la solvabilité, dans certains cas je demande une caution !

le recour à un géomètre est devenu inévitable car lui seul  peut procéder à la délimitation d'une partition de propriété et à son mesurage.
le notaire établi ensuite l'acte de base et le règlement général de copropriété.

en gros, (et ce n'est pas une question de surcharge pondérale), j'ai les mêmes expériences que Grmff.

Le locataire ne peut avoir qu'un seul contact, son propriétaire.   Au propriétaire à se retourner contre le constructeur etc.

Nul ne peut obliger, sans passer par le juge de paix, à désigner un expert.
Vous pouvez très bien vous défendre seule mais si le propriétaire se fait assister d'un expert, vous serez en mauvaise position. 
Le fait que le bien soit neuf ne change rien à l'obligation au propriétaire de faire la preuve que l'état initial était meilleur qu'à la sortie.  Des défauts de construction sont fréquents même dans le neuf.

Je crois avoir lu que l'enregistrement des baux par mail ne se fait que pour les baux envoyés en fichier joint et sous format... pdf, pas scanné...

Désolé JJ mais je ne connais pas d'expert compétent à Charleroi, ce qui ne veut pas dire qu'il n'y en a pas !
Mon conseil dans ce cas, cherchez dans les pages jaunes parmis les géomètres experts.  Pourquoi les géomètres, ...devinez.
Demandez toujours s'ils ont l'habitude des états des lieux locatifs ainsi que le tarif.

Il n'y a pas de texte de loi précisant la manière de répartir les quotité autrement que suivant la valeur des lots.  C'est pourquoi les notaires chargent un géomètre de faire le plan des différents lots et des parties communes et sur base des valeurs de répartir les quotités. C'est, comme on dit, "à la discretion de l'homme de l'art". Il est parfois dificille au géomètre (et je sais de qui je parle) de faire admettre sa répartition des quotités qui ne tient pas compte uniquement des m2.

Généralement, en cas de contestation aboutie de la répartition des quotités , le Juge de Paix désigne un géomètre comme Expert Judiciaire afin d'établir une nouvlle répartition.

Pour le calcul des quotités par m2 ; la loi précise que " la fixation de la quote part des parties communes afférentes à chaque bien privatif "  se fait " en tenant compte de la valeur de celles-ci ".
Les quotités sont donc en proportion avec les valeurs respectives des différents lots privatifs et non nécessairement de leurs superficies respectives.
Si 1 m2 d’un appartement au 1er étage peut avoir la même valeur qu’un m2 d’un appartement du 2ème ou 3ème étage, sa valeur est différente de celle d’une cave, d’un garage ou d’une mansarde.  Lorsque l’on compare les prix de vente demandés pour les différentes parties d’un immeuble, on voit des différences au m2 très marquées.
De même, la valeur d’un rez commercial n’est pas comparable à celui d’un appartement, le rapport de force variant suivant la localisation.