Annexé(s) à la convocation:
- Le bilan détaillé de l'exercice accompli
- Le budget détaillé à voter
- Les devis (mise en concurrence, travaux, prévus dans les points à l'OJ)
- Le mandat du syndic (à renouveler)
- Le rapport d'évaluation des contrats réguliers
- Le rapport du CaC (s'il est écrit, sinon, il le présente oralement à l'AG)
- ...

Sur le portail (documents toujours consultables à tout moment): 
- Divers documents administratifs de l'ACP (statuts, contrats en cours dont le mandat du syndic, l'assurance, l'ascenseur, nettoyage, ROI, etc.)
- Divers documents comptables de l'ACP (bilan, budget, extraits bancaires, facturier, ...), le CaC a accès a plus de documents (grand livre, journaux, balances, etc.)
- Divers documents techniques de l'ACP (utilisation de badges, comment changer vos étiquettes de boîtes aux lettres, notice de leur chaudière individuelle, DIU, etc.).

Tous ces documents sur portail ou d'autres documents qui ne seraient pas dispo sur ce dernier, peuvent être consultés au bureau du syndic (prendre RDV).

Je ne suis pas trop d'accord avec le fait que ce rapport d'évaluation est une "mise en concurrence" (Panchito).

Une "évaluation" est une démarche qui permet de d'analyser et de juger la qualité d'un travail... Ce rapport d'évaluation permet donc surtout d'aiguiller les membres de l'AG sur les fournisseurs réguliers avec lesquels l'ACP a contrat:
- Durée du contrat (quand pourra-t-on le dégager? Préavis? Conditions?)
- Données intéressantes du contrat
- Nombre de prestations sur une période donnée (sont-elles réalisées? N'y a-t-il pas exagération du prestataire: tondre la pelouse lorsqu'elle est brune en été par exemple...)
- Prix (son prix paraît-il correct? Faudrait-il le renégocier?)
- Critiques ou félicitations (plaintes/mercis reçus par le syndic pour ce prestataire)
- Toutes autres données intéressantes pour évaluer.

Heureusement, par ailleurs, qu'il ne s'agit pas d'une mise en concurrence car si sur BRUXELLES vous êtes bien fournis en prestataires, ce n'est pas le cas de notre province: A force de demander des devis à certaines entreprises, ces dernières finissent par nous envoyer balader "On vous a déjà rendu devis plusieurs fois et nous ne sommes jamais pris!" et vu la pauvreté de la quantité de nos fournisseurs, nous ne pouvons pas nous le permettre!

D'abord voir l'origine des infiltrations: Si les moisissures sont dues à une possible condensation ==< le propriétaire fait appel à un expert. Si ce n'est pas le cas: syndic qui fait appel à un expert. C'est toujours marrant là: on change de locataire: les soucis apparaissent... "Oh mais j'ai des taches dans le coin d'une chambre"... etc. Un syndic pro a une formation technique, il pourra diriger même s'il n'est pas un expert!
Si le syndic a fait appel à un expert, ce n'est sans doute pas pour de la condensation, donc, logiquement, beaucoup des autres causes sont couvertes par l'assurance: photos, expertise, devis, etc. à transmettre au syndic... Puis cela suit son cours comme une gestion de sinistre: Déclaration... Expertise... indemnisation...

Je dis Brukselle aussi... 
Et je suis belge... Non, peut-être! 

Le syndic a un pouvoir d'acte conservatoire et d'administration provisoire c'est vrai, mais il n'a strictement pas le pouvoir de faire la réfection totale de votre toiture! Par contre, son acte peut consister à demander à un couvreur de placer au moins une bâche sur votre toiture pour arrêter les dégâts dans l'appartement au moins en attendant une décision de l'AG.

Ensuite, devis.

Ensuite AG, constituer les fonds, approuver le devis: le syndic ne commandera pas de travaux tant que les fonds ne sont pas là.

Exemple d'une assurance RC "organes de la copropriété":

CL. 901 : RESPONSABILITE CIVILE DES ORGANES DE LA COPROPRIETE
Les Conditions Générales "Formule RC" sont d'application.
Les dispositions prévues ci-après sont complémentaires au lexique et au chapitre "R.C. Exploitation". Elles
les annulent et les remplacent en cas de contradiction.
Les Conditions Générales "Protection juridique Formule R.C." sont d'application pour la garantie protection juridique.

Article 1 : Définitions :
Vous - Assurés :
Les organes de la copropriété, pour autant qu'ils soient renseignés dans les conditions particulières, et ce pour le ou les bâtiment(s) dont l'adresse est reprise aux conditions particulières.

Il s'agit plus particulièrement de :
- l'association des copropriétaires de l'immeuble renseigné dans les conditions particulières ;
- les membres du conseil de copropriété ;
- le syndic bénévole ;
Par « Syndic bénévole » il faut entendre : la personne physique qui n'est pas agréée par l'Institut Professionnel des agents Immobiliers comme syndic conformément à l'arrêté royal du 6 septembre 1993 protégeant le titre professionnel et l'exercice de la profession d'agent immobilier. Cette personne exerce partiellement les mêmes activités qu'un agent immobilier-syndic comme défini dans l'Arrêté Royal. En d'autres termes, il gère à titre bénévole, ou moyennant une faible rémunération, l'administration et la conservation des parties communes d'immeubles ou groupes d'immeubles en copropriété forcée.
- le commissaire aux comptes non professionnel.

Tiers :
Sont considérés comme tiers pour l'application des garanties de cette police :
- les assurés entre eux, pour leurs dommages matériels, immatériels et corporels causés par les autres organes de la copropriété dans le cadre de l'exercice de leur fonction ;
- toute personne physique ou morale autre que les ascendants, descendants et conjoint(e) de l'assuré, ainsi que les autres personnes vivant habituellement sous son toit ;
- les membres du personnel, engagés par l'association des copropriétaires et occupés à l'entretien du bâtiment ou à des tâches accessoires dans l'exercice de leurs fonctions.

Nous :
La compagnie.

Article 2 : Le risque assuré :
Nous vous assurons dans les limites prévues aux conditions générales et particulières lorsque votre responsabilité civile est mise en cause pour des dommages causés à des tiers suite à une faute ou négligence commise dans l'exercice de votre fonction d'organe de la copropriété.

Les personnes assurées exerçant une profession leur permettant légalement d'exercer les fonctions de syndic ou de commissaire aux comptes sont couvertes à titre supplétif c.à.d. dans les hypothèses où leur assureur RC Professionnelle n'est contractuellement pas tenu d'intervenir.

La garantie est également acquise en cas de responsabilité du chef de :
1. toute faute dans le cadre de leur exercice d'organe de la copropriété , à savoir négligence, oubli, retard, inexactitude, erreur de fait ou de droit, non-respect des délais, erreurs à l'occasion de transfert d'informations, de documents ou de fonds et, en règle générale n'importe quelle erreur quelconque ;
2. les dommages consécutifs à la perte, détérioration ou disparition de minutes, pièces ou documents quelconques appartenant à des tiers et qui vous sont confiés. Cette garantie comprend également le remboursement des frais raisonnablement exposés pour la reconstitution ou la remise en état des documents disparus ou endommagés lorsque cette reconstitution ou remise en état ne peut être effectuée que par un
tiers.
Nous vous assurons également lorsque votre responsabilité civile extra-contractuelle est mise en cause pour des dommages causés à des tiers par du personnel, engagé par vous, occupé à l'entretien du bâtiment ou à l'exécution de tâches accessoires.

Article 3 : La responsabilité assurée :
La responsabilité assurée est la responsabilité civile contractuelle et extra-contractuelle telle qu'elle est définie par le droit belge (principalement par les articles du Code Civil relatifs à la copropriété) qui est d'application au moment du sinistre.
La garantie est acquise dans les limites des dispositions légales en matière de responsabilité civile, sans que nous puissions être tenus à une réparation plus étendue résultant d'engagements particuliers pris par vous.

Article 4 : Les dommages assurés :
Les dommages assurés sont les dommages corporels, matériels et immatériels comme définis dans le lexique des conditions générales « Formule R.C. ».

Article 5 : Étendue de la garantie dans le temps :
a. Pendant la durée du contrat :
La garantie s'applique aux demandes en réparation formulées par écrit à l'encontre de l'assuré ou de la compagnie pendant la période de validité du contrat pour les dommages survenus pendant cette même période.
b. Après la fin du contrat :
Sont également prises en compte, à condition qu'elles soient formulées par écrit à l'encontre de l'assuré ou de la compagnie dans un délai de 36 mois à compter de la fin du contrat, les demandes en réparation qui se rapportent à :
- un dommage survenu pendant la durée du présent contrat si à la fin du contrat le risque n'est pas couvert par un autre assureur ;
- des actes ou des faits pouvant donner lieu à un dommage, survenus et déclarés à la compagnie pendant la durée du contrat.

Article 6 : Limites d'intervention de la compagnie :
Nous accordons notre garantie par sinistre à concurrence des sommes stipulées aux conditions particulières.
Par sinistre, il faut entendre toute demande en réparation écrite, couverte par le présent contrat et formulée par un tiers à l'encontre d'un assuré ou de la compagnie.
Sont considérées comme un seul sinistre : toutes les demandes en réparation ayant pour origine un même fait générateur ou une succession de faits générateurs de même nature quel que soit le nombre de personnes lésées et le nombre d'assurés en cause.
Les demandes en réparation formulées après l'expiration du contrat et qui se rapportent à ce qui est décrit dans l'article 5 point b. seront prises en charge par la compagnie dans la limite de la couverture encore disponible de la dernière année d'assurance.

Article 7 : Exclusions :
Les exclusions prévues dans les Conditions Générales "Formule R.C." restent d'application.
Sont également exclus de la garantie :
a. les dommages causés ou aggravés par un acte illicite pénalement sanctionné et notamment ceux qui résultent de l'abus de confiance, et, de manière générale, toute opération qui serait interdite par les lois et règlementations ;
b. les dommages résultant d'un fait ou d'un événement dont vous aviez connaissance lors de la souscription du contrat et qui sont de nature à entraîner l'application de la garantie ;
c. les frais exposés par vous pour recommencer et/ou corriger votre propre travail mal exécuté ;
d. les dommages qui résultent des prestations qui n'entrent pas dans le cadre des activités d'un organe d'une copropriété ;
e. les dommages qui résultent de la perte de fonds ou de valeurs de la copropriété par insolvabilité ou le détournement de fonds par un organe de la copropriété ;
f. les dommages qui résultent du non-versement ou de la non-restitution de fonds, effets, titres et valeurs (y compris les valeurs mobilières) par un organe de la copropriété ;
g. des contestations relatives à la perception d'une indemnisation pour les prestations accomplies ;
h. les dommages qui résultent des conventions (expresses ou tacites) en rapport avec des engagements de rendement ou d'efficacité ou l'obtention d'un résultat qui dépassent les devoirs fixés a minima dans les dispositions légales ;
i. les dommages qui résultent d'amendes pénales et fiscales, ainsi que les pénalités conventionnelles dans la mesure où elles dépassent les dommages subis ;
j. les dommages causés par suite d'absence et/ou de l'insuffisance de sûretés ou d'assurances ; alors qu'un des organes de la copropriété en avait connaissance ;
k. les opérations de promotion, de construction immobilière et de gestion de biens mobiliers et valeurs mobilières ;
l. les dommages qui résultent de la responsabilité telle que définie dans les articles 1792 et 2270 du Code Civil sur la responsabilité décennale des architectes et entrepreneurs ;
m. les dommages résultant de la perte de clients ;
Pour ce qui concerne la responsabilité extra-contractuelle de l'association des copropriétaires, sont également exclus :
o. Les dommages causés aux parties communes du ou des bâtiment(s) désigné(s) aux conditions particulières ;
p. le dommage qui est assurable par une assurance incendie (notamment par les garanties « R.C. Immeuble » ou « Recours de tiers ») ou par une assurance « R.C. Entreprise » d'un copropriétaire exerçant une activité professionnelle dans le bâtiment renseigné dans les conditions particulières.

Si l'avocat défend les deux et que l'affaire concerne ACP X C/ Syndic: non, ce n'est pas normal: conflit d'intérêt, l'avocat aurait dû s'en assurer. Et encore, même dans des affaires différentes: j'ai 3 ACP qui ont une procédure contre leur ancien syndic (le même pour les 3), j'ai dû ratisser 3 avocats car à chaque fois ces avocats étaient déjà pris dans une affaire où ils défendaient ce syndic. Heureusement, c'est une liste d'avocats que j'avais demandé en AG et le 3ème fut le bon!
Le déroulement de l'affaire doit être mis à l'OJ de l'AG par le syndic. J'ai une AG la semaine prochaine dont l'ACP a une procédure de malfaçons en cours contre le constructeur: le point est à l'OJ, ca me paraît normal de tenir informés les propriétaires quand même!

Pour ma part, je fais des appels séparés aussi, j'espère toujours que mes CP versent sur le bon compte ce qui n'est forcément, pas toujours le cas.
Toutefois, au vu que "Ces fonds doivent être placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un compte distinct pour le fonds de réserve; tous ces comptes doivent être ouverts au nom de l'association des copropriétaires;" (577-5 § 3), et que ces fonds sont administrés par le syndic, c'est bien le syndic qui doit les différencier, pas le CP: c'est donc à ce dernier qu'est dévolu le devoir de dispatcher les bons montants sur les bons comptes.

Maintenant, doit-on donner priorité au fonds de roulement ou au fonds de réserve s'il n'y a aucune communication? Au vu des articles 1253 à 1256 du code civil, le paiement doit être imputé sur la dette qui a le plus d'intérêt: soit, la plus ancienne!

Si l'appel a été fait le même jour, quelle dette a le plus d'intérêt? Le syndic défend l'intérêt de l'ACP donc, l'intérêt de l'ACP va au fonds de réserve.

C'est l'histoire d'une blonde qui envoie une procuration écrite à son voisin de palier pour que ce dernier vote par écrit à sa place...